logo docabase
vi-icon

Quy trình số hoá dữ liệu hành chính 2025: từ scan đến quản trị thông minh

Ngày viết bài: 11/11/2025

Chia sẻ qua:

Trong bối cảnh của cuộc Cách mạng Công nghiệp 4.0, số hóa đang là một mệnh lệnh bắt buộc, đặc biệt là với khối hành chính công. Áp lực hiện đại hóa, minh bạch hóa và nâng cao trải nghiệm của người dân đang đặt ra một bài toán lớn cho các cơ quan nhà nước.

Việc chuyển đổi từ kho lưu trữ hồ sơ giấy truyền thống sang một hệ thống dữ liệu số tập trung không chỉ là một dự án công nghệ. Đó là một cuộc cách mạng về tư duy nghiệp vụ, một hành trình chiến lược đi từ bước scan hồ sơ giấy cơ bản, đến mục tiêu cuối cùng là quản trị thông minh dữ liệu.

Nhiều đơn vị cho rằng số hoá dữ liệu chỉ đơn giản là quét tài liệu và lưu trữ thành file PDF. Nhưng thực tế, đây là một quan niệm sai lầm. Một quy trình số hoá hồ sơ công đúng nghĩa phải là một chu trình khép kín, biến dữ liệu “chết” trên giấy thành tài sản số “sống”, có khả năng được khai thác và tạo ra giá trị.

Vì sao cần số hoá dữ liệu hành chính?

Vì sao cần số hoá dữ liệu hành chính
Vì sao cần số hoá dữ liệu hành chính

 Nhu cầu số hoá dữ liệu trong lĩnh vực hành chính công không phải là một xu hướng nhất thời, mà xuất phát từ chính những “nỗi đau” cố hữu trong công tác vận hành và quản lý hiện tại.

Hồ sơ giấy cồng kềnh, khó lưu trữ và tra cứu

Tại các kho lưu trữ vật lý tại nhiều cơ quan ở Việt Nam, đó là hàng triệu bộ hồ sơ, tài liệu được tích lũy qua hàng chục năm. Những kho lưu trữ này chiếm một diện tích khổng lồ, tiêu tốn chi phí bảo trì, điều hòa độ ẩm và chống mối mọt.

Khi một cán bộ cần tra cứu một hồ sơ, quy trình thường rất thủ công và tốn thời gian. Họ phải dựa vào sổ sách ghi chép, đi đến kho, và tìm kiếm thủ công giữa hàng ngàn tập tài liệu. Quá trình này có thể mất vài giờ, thậm chí vài ngày nếu hồ sơ bị thất lạc hoặc xếp sai vị trí.

Sự cồng kềnh của hồ sơ giấy chính là rào cản vật lý lớn nhất cho tốc độ xử lý công việc. Nó tạo ra độ trễ lớn trong các quy trình nghiệp vụ, đặc biệt là các quy trình liên thông cần tra cứu lịch sử hồ sơ, làm giảm hiệu suất chung và gây phiền hà cho người dân.

Trong bối cảnh đó, việc thực hiện số hoá là giải pháp duy nhất để giải phóng không gian vật lý. Toàn bộ kho lưu trữ đó có thể được “nén” lại và chứa gọn trong các máy chủ hoặc trên đám mây, sẵn sàng cho việc truy cập chỉ trong vài giây.

Nguy cơ mất mát, sai sót, chậm trễ xử lý

Hồ sơ giấy có một điểm yếu lớn là tính duy nhất và dễ bị tổn thương. Một trận hỏa hoạn, một sự cố ngập nước, hay đơn giản là sự phá hoại của thời gian như mối mọt, ẩm mốc có thể xóa sổ vĩnh viễn các tài liệu pháp lý, lịch sử quan trọng mà không thể phục hồi.

Ngay cả trong điều kiện bảo quản lý tưởng, rủi ro từ con người vẫn luôn hiện hữu. Việc thất lạc hồ sơ do xếp nhầm, mất mát trong quá trình luân chuyển, hay thậm chí là các hành vi tiêu cực, là điều khó có thể kiểm soát tuyệt đối với quy trình quản lý thủ công.

Hơn nữa, sai sót trong quá trình nhập liệu thủ công từ giấy tờ là rất phổ biến. Một cán bộ mệt mỏi có thể nhập sai một con số, một cái tên, dẫn đến dữ liệu trong hệ thống bị lệch với hồ sơ gốc. Những sai sót nhỏ này tích tụ lại, làm giảm tính toàn vẹn của cơ sở dữ liệu quốc gia.

Sự chậm trễ trong xử lý là hệ quả tất yếu. Một hồ sơ không thể luân chuyển ở một phòng ban vì không tìm thấy tài liệu liên quan sẽ làm đình trệ cả một chuỗi nghiệp vụ. Số hoá dữ liệu giúp giảm thiểu các rủi ro này bằng cách tạo ra các bản sao lưu an toàn, chuẩn hóa dữ liệu đầu vào và tự động hóa luồng luân chuyển.

Số hoá giúp minh bạch, tiết kiệm và phục vụ công dân tốt hơn

Một trong những mục tiêu cốt lõi của cải cách hành chính là tính minh bạch. Khi hồ sơ còn ở dạng giấy, rất khó để theo dõi trạng thái xử lý của nó. Người dân không biết hồ sơ của mình đang ở đâu, và lãnh đạo cũng khó kiểm soát được tiến độ công việc của cấp dưới.

Quy trình số hoá hồ sơ công đưa mọi thứ lên một nền tảng chung. Mọi thao tác – từ việc ai đã xem hồ sơ, ai đã chỉnh sửa, ai đã duyệt, và vào lúc nào – đều được hệ thống ghi lại (audit trail). Điều này cung cấp khả năng giải trình tuyệt đối, ngăn chặn các hành vi nhũng nhiễu.

Về mặt chi phí, số hoá giúp tiết kiệm một ngân sách khổng lồ. Chúng ta cắt giảm gần như toàn bộ chi phí in ấn, giấy tờ, mực in, chi phí gửi nhận công văn vật lý, và quan trọng nhất là chi phí lưu kho bãi. Nguồn lực tài chính và nhân sự được giải phóng có thể đầu tư cho các hoạt động có giá trị cao hơn.

Cuối cùng, nhưng quan trọng nhất, là trải nghiệm của công dân. Khi dữ liệu được số hoá, các thủ tục hành chính có thể được thực hiện trực tuyến. Người dân không cần phải đến cơ quan nhà nước nhiều lần, không cần nộp lại các giấy tờ đã có, giúp họ tiết kiệm thời gian, chi phí và có một trải nghiệm dịch vụ công văn minh, hiện đại.

Các bước trong quy trình số hoá dữ liệu hành chính

Các bước trong quy trình số hoá dữ liệu hành chính
Các bước trong quy trình số hoá dữ liệu hành chính

Để đạt được những lợi ích trên, một quy trình số hoá hồ sơ công bài bản là yếu tố sống còn. Dựa trên kinh nghiệm triển khai cho nhiều đơn vị GovTech, chúng tôi đúc kết quy trình này thành 5 bước cốt lõi.

Bước 1: Scan hồ sơ giấy thành file PDF/TIFF

Đây là bước nền tảng, tạo ra nguyên liệu thô cho quá trình số hoá. Bắt đầu bằng việc chuẩn bị vật lý, bao gồm đảm bảo làm phẳng và phân loại hồ sơ theo nghiệp vụ. Sau đó, hồ sơ được đưa qua máy quét chuyên dụng với cấu hình được chuẩn hóa, như độ phân giải 300 DPI để đảm bảo chất lượng OCR và định dạng đầu ra PDF/A để lưu trữ lâu dài. Cuối cùng, một đội ngũ sẽ rà soát 100% tệp đã quét để phát hiện và yêu cầu quét lại bất kỳ lỗi nào như mờ, nghiêng hay thiếu trang, đảm bảo dữ liệu đầu vào sạch tuyệt đối.

Bước 2: AI/OCR nhận diện và trích xuất thông tin

Công nghệ OCR truyền thống và hạn chế OCR truyền thống hoạt động dựa trên các mẫu lập trình sẵn. Doanh Doanh nghiệp cần phải dạy hệ thống học. Công nghệ này hoạt động tốt với các biểu mẫu cố định, nhưng hoàn toàn thất bại khi gặp các tài liệu không có cấu trúc, biểu mẫu thay đổi theo thời gian, hoặc chữ viết tay.

Sự trỗi dậy của AI OCR (hay IDP) Công nghệ hiện đại các doanh nghiệp lớn đang sử dụng là Trích xuất Thông tin Thông minh (Intelligent Document Processing – IDP), thường gọi là AI OCR. Thay vì dựa vào vị trí cố định, AI OCR hiểu được bối cảnh. Nó đọc toàn bộ văn bản và hiểu theo ngữ cảnh để trả kết quả về cho doanh nghiệp.

AI/OCR có khả năng xử lý hàng loạt các tài liệu phức tạp từ hợp đồng, công văn, đến các loại giấy tờ tùy thân. Nó có thể bóc tách chính xác thông tin ngay cả khi tài liệu bị nghiêng, mờ, hoặc có dấu mộc đè lên chữ. Đây là một phần quan trọng của quản trị thông minh dữ liệu.

Một thách thức lớn tại Việt Nam là xử lý ngôn ngữ tiếng Việt và chữ viết tay. Các mô hình AI fit-to-purpose được đào tạo riêng cho nghiệp vụ hành chính công có thể đạt độ chính xác rất cao. Chúng có thể nhận dạng và bóc tách chữ viết tay, tự động kiểm tra và xác thực dữ liệu.

Bước 3: Phân loại hồ sơ theo lĩnh vực (hộ tịch, y tế, giáo dục…)

Sau khi đã có dữ liệu, bước tiếp theo là tổ chức chúng. Một kho dữ liệu số mà không được tổ chức thì cũng hỗn loạn không khác gì một kho hồ sơ giấy. Đây là lúc chúng ta xây dựng siêu dữ liệu (metadata).

Siêu dữ liệu giải thích đơn giản chính là dữ liệu về dữ liệu. Đây là tập hợp tóm tắt thông tin cơ bản về dữ liệu để giúp việc tìm kiếm, sử dụng hoặc tái sử dụng các dữ liệu đó dễ dàng hơn.. Ví dụ, một tệp Giấy khai sinh sẽ được gắn các siêu dữ liệu như: Loại hồ sơ, Tên công dân, Ngày sinh, Nơi đăng ký, Năm lưu trữ…. Việc gắn siêu dữ liệu này là nền tảng cho việc tìm kiếm và phân loại sau này.

Vậy làm thế nào để phân loại? Cách thủ công là nhân viên hậu kiểm phải tự gán nhãn cho từng tài liệu. Nhưng cách làm này chậm và tốn nhân lực. Với các giải pháp GovTech số hoá dữ liệu tiên tiến, AI có thể hỗ trợ việc này.

AI có thể tự động phân loại văn bản. Dựa trên nội dung đã được OCR ở Bước 2, AI có thể đọc và “hiểu” tài liệu này đang nói về cái gì. Nếu nó thấy các từ khóa như “Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất”, “thửa đất số”, “tờ bản đồ số”, nó sẽ tự động phân loại đây là “Hồ sơ Đất đai”.

Việc phân loại chi tiết theo lĩnh vực (hộ tịch, y tế, giáo dục, xây dựng…) và gắn siêu dữ liệu đầy đủ là bước chuẩn bị then chốt. Nó quyết định tốc độ và sự chính xác của việc tra cứu ở Bước 5, biến một kho lưu trữ thô thành một cơ sở dữ liệu có cấu trúc, sẵn sàng cho quản trị thông minh dữ liệu.

Bước 4: Lưu trữ và quản trị trên nền tảng cloud an toàn

Việc lưu trữ hồ sơ cloud mang lại nhiều lợi thế so với việc tự xây dựng các máy chủ vật lý (on-premise). Thứ nhất là khả năng mở rộng. Dữ liệu hành chính sẽ liên tục phình to. Với cloud, dung lượng có thể được mở rộng gần như vô hạn mà không cần mua sắm phần cứng mới.

Thứ hai là tính sẵn sàng và khả năng khôi phục. Các nhà cung cấp cloud chuyên nghiệp có các trung tâm dữ liệu dự phòng ở nhiều nơi, đảm bảo hệ thống hoạt động 99.99%. Dữ liệu được sao lưu tự động, giúp phục hồi gần như ngay lập tức nếu có sự cố xảy ra.

Vấn đề An toàn và Chủ quyền Dữ liệu Đối với quản lý dữ liệu công dân, bảo mật là yếu tố tối thượng. Nhiều cơ quan lo ngại việc đưa dữ liệu lên cloud. Đây là một lo ngại chính đáng. Tuy nhiên, các nền tảng cloud hiện đại có mức độ bảo mật cao hơn rất nhiều so với các máy chủ tự vận hành.

Để giải quyết bài toán này, các mô hình như Private Cloud hoặc Hybrid Cloud là lựa chọn tối ưu. Đặc biệt, các nền tảng “Made in Vietnam” được Bộ Thông tin và Truyền thông chứng nhận đảm bảo các tiêu chuẩn an toàn thông tin và chủ quyền dữ liệu, đảm bảo dữ liệu công dân được lưu trữ an toàn trong lãnh thổ Việt Nam.

Bước 5: Thiết lập quyền truy cập và tra cứu 24/7

Quản trị quyền truy cập (Access Control) Đây là cốt lõi của quản trị thông minh dữ liệu. Hệ thống phải cho phép thiết lập các quyền truy cập cực kỳ chi tiết, thường gọi là Role-Based Access Control (RBAC). Quyền hạn phải được phân chia rõ ràng theo đúng chức năng và nghiệp vụ của từng cán bộ.

Ví dụ: Một chuyên viên ở phòng Hộ tịch chỉ có thể xem và xử lý hồ sơ Hộ tịch. Họ không thể thấy hồ sơ Đất đai. Một lãnh đạo phòng có thể xem, duyệt hoặc trả lại hồ sơ, nhưng không thể xóa. Chỉ quản trị viên cấp cao mới có quyền xóa (và hành động này phải được ghi nhật ký).

Một hệ thống quản trị truy cập tốt cũng phải hỗ trợ các cơ chế bảo mật nâng cao như xác thực hai yếu tố (2FA) và ghi lại toàn bộ nhật ký truy cập. Ai đã truy cập hồ sơ nào, vào lúc mấy giờ, từ địa chỉ IP nào. Điều này đảm bảo tính giải trình và minh bạch.

Xây dựng Cổng tra cứu thông minh 24/7 là thành quả của cả quá trình. Nhờ dữ liệu đã được OCR và gắn siêu dữ liệu ở Bước 2 và 3, hệ thống có thể cung cấp một công cụ tìm kiếm mạnh mẽ, tương tự như Google cho nội bộ cơ quan. Cán bộ có thể tra cứu 24/7  từ bất cứ đâu trong quyền hạn được cấp phép.

Việc tra cứu không chỉ dừng ở tên tệp. Cán bộ có thể tìm kiếm toàn văn, nghĩa là tìm kiếm bất kỳ một từ nào xuất hiện bên trong tài liệu. Hoặc họ có thể tìm kiếm kết hợp nhiều trường siêu dữ liệu, ví dụ: Tìm tất cả hồ sơ đất đai, tại Phường A, được cấp trong năm 2010. Tốc độ phản hồi chỉ mất vài giây.

Lợi ích cho cơ quan hành chính công

Lợi ích cho cơ quan hành chính công
Lợi ích cho cơ quan hành chính công

Việc hoàn thành quy trình số hoá hồ sơ công 5 bước trên mang lại những giá trị vô cùng to lớn và có thể đo lường được, tạo ra một sự thay đổi căn bản trong cách thức vận hành của một cơ quan nhà nước.

Giảm backlog tồn đọng hồ sơ giấy

Các dự án số hóa quy mô lớn, đặc biệt là số hoá dữ liệu tồn đọng, giúp giải quyết triệt để vấn đề này. Khi backlog được giải quyết, các kho lưu trữ vật lý dần được giải phóng. Không gian đó có thể được tái sử dụng cho các mục đích hiệu quả hơn.

Quan trọng hơn, cán bộ không còn bị đè nặng bởi các tác vụ thủ công, lặp đi lặp lại. Họ được giải phóng khỏi công việc tìm kiếm giấy tờ vất vả hay các quy trình luân chuyển hồ sơ thủ công.

Kết quả là năng suất tăng lên rõ rệt. Cán bộ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các nghiệp vụ có tính chuyên môn cao, như tư vấn chính sách, thẩm định hồ sơ hoặc hỗ trợ ban lãnhADCĐ ra quyết định, thay vì chỉ tốn thời gian vào các công việc cơ học.

Tăng tốc độ xử lý và tra cứu dữ liệu

Thay vì quy trình tra cứu mất hàng giờ hoặc hàng ngày, giờ đây mọi thứ chỉ tính bằng giây. Một cán bộ tại bộ phận có thể ngay lập tức tra cứu lịch sử hồ sơ của công dân để thụ lý thủ tục mới, mà không cần phải gửi công văn yêu cầu tra cứu xuống phòng lưu trữ.

Tốc độ xử lý được cải thiện không chỉ trong nội bộ một phòng, mà còn mang tính liên thông. Dữ liệu từ phòng Tài nguyên Môi trường có thể được chia sẻ theo phân quyền ngay lập tức cho phòng Thuế để tính toán nghĩa vụ tài chính, thay vì phải chờ đợi hồ sơ giấy được luân chuyển qua lại.

Sự tăng tốc này làm giảm đáng kể thời gian chờ đợi của người dân và doanh nghiệp. Thời gian xử lý một thủ tục hành chính giảm từ 10-15 ngày xuống còn 2-3 ngày, hoặc thậm chí xử lý ngay trong ngày. Đây là thước đo thành công thực tế nhất của một dự án số hoá dữ liệu.

Minh bạch hơn trong quản trị công vụ

Tính năng audit trail này là công cụ quản lý vô giá cho cấp lãnh đạo. Lãnh đạo có thể dễ dàng xem được hồ sơ nào đang bị tắc ở khâu nào, cán bộ nào đang xử lý chậm tiến độ. Sự minh bạch này thúc đẩy trách nhiệm giải trình cá nhân. Không còn tình trạng hồ sơ bị làm khó một cách vô lý, vì mọi hành động đều được giám sát.

Hơn nữa, khi dữ liệu đã được tập trung và chuẩn hóa, hệ thống có thể tạo ra các báo cáo thời gian thực. Lãnh đạo có thể thấy ngay bức tranh tổng thể về hiệu suất của đơn vị mình: có bao nhiêu hồ sơ được nộp trong ngày, bao nhiêu đã xử lý, bao nhiêu đang quá hạn, lĩnh vực nào đang quá tải…

Sự minh bạch này là nền tảng để xây dựng lòng tin. Lòng tin của lãnh đạo với nhân viên (dựa trên dữ liệu hiệu suất), và quan trọng hơn là lòng tin của người dân với cơ quan nhà nước, khi họ thấy rằng mọi quy trình đều rõ ràng và công bằng.

Vai trò của AI và GovTech trong số hoá

Vai trò của AI và GovTech trong số hoá
Vai trò của AI và GovTech trong số hoá

Để thực hiện một quy trình số hoá hồ sơ công quy mô lớn và phức tạp, không thể chỉ dựa vào sức người. Đây là lúc các công nghệ lõi như Trí tuệ Nhân tạo và các giải pháp từ các công ty GovTech  đóng vai trò then chốt.

AI tự động phân loại và phát hiện lỗi dữ liệu

Vai trò của AI không chỉ dừng ở việc nhận diện chữ. Như đã nói, AI có thể tự động phân loại tài liệu. Nhưng hơn thế, AI còn có khả năng phát hiện các bất thường và lỗi dữ liệu. Ví dụ, khi trích xuất thông tin, AI có thể được học các quy tắc nghiệp vụ. Nếu công cụ thấy phần “Ngày cấp” Căn cước công dân trước “Ngày sinh”, nó sẽ ngay lập tức đánh dấu đây là một lỗi logic và cảnh báo cho người hậu kiểm.

AI cũng có thể thực hiện đối soát chéo. Nó có thể so sánh thông tin trên hồ sơ mới với thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu. Nếu thấy tên của công dân giống nhau nhưng số Căn cước công dân lại khác, nó sẽ cảnh báo nguy cơ trùng lặp hoặc sai sót dữ liệu. Khả năng sàng lọc dữ liệu tự động này là vô cùng đắt giá.

GovTech xây dựng nền tảng quản trị tập trung

GovTech là thuật ngữ chỉ các công ty công nghệ chuyên cung cấp giải pháp cho khu vực công. Sự khác biệt của GovTech nằm ở chỗ họ không chỉ bán công nghệ như AI hay Cloud, mà họ bán một nền tảng đã được đóng gói sẵn cho các nghiệp vụ đặc thù. Ta có thể kể tới những cái tên như:  FPT AI, tập đoàn CMC, VinBigdata,….

Các giải pháp GovTech số hoá dữ liệu thường hiểu rất sâu về các quy trình hành chính. Thay vì mỗi cơ quan tự xây dựng một hệ thống lưu trữ rời rạc, một nền tảng GovTech cung cấp một kho lưu trữ tập trung, thống nhất. Điều này phá vỡ thực trạng dữ liệu bị cô lập giữa các phòng ban, sở ngành.

Sự am hiểu nghiệp vụ sâu sắc của các đơn vị GovTech thể hiện ở chỗ họ đã xây dựng sẵn các mô-đun cho từng lĩnh vực. Họ hiểu rõ hồ sơ đất đai cần những trường thông tin gì, hồ sơ hộ tịch cần quy trình luân chuyển ra sao. Chính sự thấu hiểu và kinh nghiệm triển khai thực tế này giúp rút ngắn thời gian triển khai dự án số hoá từ nhiều năm xuống còn vài tháng.

Fit-to-purpose AI cho từng lĩnh vực hành chính

Một điểm mấu chốt khi ứng dụng AI là không có một mô hình nào tốt cho mọi thứ. Một mô hình AI được huấn luyện để đọc báo cáo tài chính sẽ hoàn toàn thất bại khi đọc một bệnh án viết tay. Điều này đòi hỏi các mô hình AI phải được “fit-to-purpose” tức là tùy biến chuyên sâu cho từng nghiệp vụ cụ thể.

Trong quy trình số hoá hồ sơ công, điều này có nghĩa là:

  • AI cho Hộ tịch: Phải được huấn luyện với hàng triệu mẫu giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn (cả mẫu cũ và mẫu mới), với khả năng đọc chữ viết tay tiếng Việt xuất sắc.
  • AI cho Y tế: Phải “hiểu” được thuật ngữ y khoa, tên thuốc, và đặc biệt là chữ viết tay của bác sĩ.

AI cho Đất đai: Phải nhận diện được các bảng biểu trong sổ đỏ, bóc tách được thông tin về số thửa, số tờ bản đồ, và tọa độ,….

Ứng dụng thực tế trong các lĩnh vực then chốt

Ứng dụng thực tế trong các lĩnh vực then chốt
Ứng dụng thực tế trong các lĩnh vực then chốt

Lý thuyết về quy trình là vậy, nhưng hiệu quả thực sự của số hoá dữ liệu được thể hiện rõ nhất khi áp dụng vào các nghiệp vụ cụ thể, giúp giải quyết các bài toán hàng ngày.

Ví dụ tại các cơ quan Hộ tịch - Tư pháp

Đối với một Sở Tư pháp, nơi quản lý hàng triệu hồ sơ hộ tịch (khai sinh, kết hôn…) tồn đọng, nhiều trong số đó là sổ viết tay đã cũ. Bài toán đặt ra là làm sao cấp trích lục cho công dân trong vài phút, thay vì mất hàng ngày để tra cứu sổ thủ công.

Bằng cách áp dụng quy trình số hoá hồ sơ công, toàn bộ sổ cũ được quét và “bóc tách” bằng AI chuyên biệt cho chữ viết tay. Dữ liệu được đưa vào một cơ sở dữ liệu tập trung, cho phép cán bộ tìm kiếm thông tin ngay lập tức. Kết quả là thời gian chờ đợi của công dân giảm mạnh, và cán bộ cũng không còn vất vả lật tìm sổ sách cũ nữa.

Minh bạch hóa trong quản lý Đất đai

Một ví dụ phức tạp hơn là quản lý hồ sơ đất đai. Đây là các hồ sơ cồng kềnh, pháp lý phức tạp, bao gồm cả bản đồ và lịch sử biến động. Việc tra cứu thủ công rất dễ sai sót và tốn thời gian.

Một hệ thống quản trị thông minh dữ liệu cho phép liên kết hồ sơ quét (sổ đỏ) với dữ liệu GIS (bản đồ số). Khi AI bóc tách thông tin chủ sở hữu, số thửa, và tọa độ, cán bộ có thể tra cứu theo hai cách: tìm theo tên chủ sở hữu, hoặc nhấp chuột trực tiếp vào thửa đất trên bản đồ số để xem toàn bộ lịch sử pháp lý. Cách làm này giúp tăng tốc độ xử lý và ngăn ngừa các tranh chấp, tiêu cực.

Kết luận

Hành trình số hoá dữ liệu hành chính, là một quy trình số hoá hồ sơ công toàn diện, đi từ  scan hồ sơ giấy đến đích đến là quản trị thông minh dữ liệu. Đây không phải là một dự án làm một lần là xong, mà là một quá trình chuyển đổi liên tục.

Nó đòi hỏi sự cam kết mạnh mẽ từ cấp lãnh đạo, sự thay đổi trong tư duy nghiệp vụ của từng cán bộ, và việc lựa chọn đúng đối tác công nghệ – một đối tác GovTech có đủ Chuyên môn và Kinh nghiệm để cung cấp các giải pháp phù hợp với từng ngành của doanh nghiệp đang làm.

Những lợi ích mà số hoá mang lại là không thể phủ nhận. Trong kỷ nguyên số, cơ quan nào nắm giữ dữ liệu sạch và biết cách khai thác nó một cách thông minh, cơ quan đó sẽ thành công trong việc phụng sự Tổ quốc và phục vụ nhân dân.

Khám phá giải pháp DocBase cho số hoá dữ liệu hành chính.