Ngày viết bài: 09/12/2025
Chuyển đổi số đang là ưu tiên sống còn của các ngành sử dụng nhiều dữ liệu như Bảo hiểm, Ngân hàng và Tài chính. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn lầm tưởng đây chỉ là việc mua sắm phần mềm mới. Thực tế, đây là hành trình tái thiết toàn diện từ cách vận hành, xử lý dữ liệu đến ra quyết định.
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu đúng bản chất và cung cấp lộ trình ứng dụng thực tế để tăng ROI và giảm rủi ro
Chuyển đổi số là quá trình doanh nghiệp ứng dụng công nghệ để tái thiết cách vận hành, chuẩn hóa dữ liệu và tối ưu quy trình nhằm nâng cao hiệu quả, giảm chi phí và tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.
Nói cách khác, chuyển đổi số không chỉ là đưa một phần mềm mới vào hệ thống, mà là một hành trình thay đổi cách doanh nghiệp từ hoạt động, quản trị tới đưa ra quyết định. Điều này khác với Số hóa chỉ là chuyển giấy tờ sang file mềm, chuyển đổi số thay đổi hoàn toàn tư duy quản trị và ra quyết định của tổ chức
Để hiểu đúng bản chất chuyển đổi số, doanh nghiệp cần nắm rõ hai đặc điểm cốt lõi:
Một hiểu lầm phổ biến là cho rằng chỉ cần áp dụng ERP hay AI là thành công. Thực tế, rất nhiều dự án thất bại vì bắt đầu bằng công nghệ thay vì bắt đầu bằng vấn đề cần giải quyết. Doanh nghiệp chỉ thực sự chuyển đổi khi quy trình được tối ưu và đội ngũ hiểu mục tiêu để phối hợp cùng công nghệ.
Một dự án chuyển đổi số bền vững phải dựa trên kiềng ba chân:
Tự động hóa: Loại bỏ các bước thủ công lặp lại như nhập liệu, kiểm tra chứng từ bằng các công nghệ như OCR, IDP để giải phóng nguồn lực con người.
Xem thêm: OCR là gì?
Dữ liệu chuẩn hóa : Dữ liệu là yếu tố tiên quyết của chuyển đổi số. Việc dữ liệu càng sạch thì đồng nhất giúp AI hoạt động càng chính xác và giảm rủi ro tuân thủ.
Quy trình minh bạch: Công nghệ chỉ phát huy tác dụng khi quy trình nghiệp vụ đã được chuẩn hóa rõ ràng ở cả đầu ra và đầu vào.
Để hiểu sâu hơn vai trò của dữ liệu và AI trong chuyển đổi số, bạn có thể xem thêm bài viết: Tương lai quản trị dữ liệu: từ OCR đến IDP
Chuyển đổi số không phải là một xu hướng công nghệ thời thượng, mà là chiến lược giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn, minh bạch hơn và bền vững hơn trong môi trường cạnh tranh ngày càng cao. Những lợi ích mà chuyển đổi số mang lại đều xuất phát từ các nhu cầu thực tế: giảm chi phí, tăng tốc độ phục vụ khách hàng, kiểm soát rủi ro và mở rộng quy mô doanh nghiệp.
Tiêu chí | Quy trình Thủ công truyền thống | Quy trình Chuyển đổi số khi ứng dụng AI/OCR |
Tốc độ xử lý | Mất hàng giờ/ngày để nhập liệu và kiểm tra | Rút ngắn còn vài phút nhờ tự động hóa |
Độ chính xác | Dễ sai sót do nhập tay, mỏi mắt, cảm tính | Loại bỏ lỗi con người, dữ liệu nhất quán |
Truy xuất dữ liệu | Rời rạc, khó tìm kiếm trong kho lưu trữ vật lý | Tức thì, tập trung trên hệ thống (Cloud) |
Tuân thủ | Rủi ro sai lệch số liệu, khó giải trình kiểm toán | Dễ dàng đối soát, minh bạch nguồn gốc |
Chi phí | Tốn kém nhân sự cho các việc lặp lại | Tối ưu chi phí vận hành tổng thể |
Mỗi năm, một doanh nghiệp bảo hiểm có thể phải xử lý hàng triệu trang tài liệu phức tạp: từ hợp đồng, hồ sơ yêu cầu bồi thường , hóa đơn y tế, cho đến các báo cáo giám định. Việc chuyển đổi số không chỉ dừng lại ở việc bán bảo hiểm qua App, mà cốt lõi nằm ở khâu. Ta có thể nhìn thấy thực trạng ở nhiều công ty bảo hiểm đang đối mặt với lượng hồ sơ khổng lồ
Hồ sơ bồi thường là quy trình dễ gây mất khách hàng nhất cho doanh nghiệp do thời gian chờ đợi quá lâu. Một bộ hồ sơ thông thường bao gồm rất nhiều loại giấy tờ không đồng nhất: Hóa đơn đỏ, bảng kê chi tiết, giấy ra viện, đơn thuốc, và cả ảnh chụp hiện trường.
Nếu xử lý thủ công, thẩm định viên phải kiểm tra từng dòng, nhập liệu lại vào hệ thống và đối chiếu thủ công một cách rất tỉ mỉ. Ứng dụng công nghệ xử lý tài liệu thông minh sẽ thay đổi hoàn toàn quy trình này:
Gian lận bảo hiểm là một trong những thách thức lớn nhất của ngành, gây thiệt hại hàng trăm tỷ đồng mỗi năm. Gian lận có thể đến từ việc chỉnh sửa hóa đơn, khai khống chi phí, lập hồ sơ trùng lặp, hoặc cố ý cung cấp thông tin sai lệch. Với quy trình thẩm định thủ công, việc phát hiện bất thường phụ thuộc phần lớn vào kinh nghiệm của nhân viên dẫn đến rủi ro bỏ sót hoặc đánh giá thiếu khách quan.
Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp bảo hiểm nâng cao tính minh bạch và khả năng kiểm soát gian lận thông qua:
Nhờ các công nghệ như OCR và IDP, doanh nghiệp không chỉ phát hiện gian lận tốt hơn mà còn xây dựng một quy trình thẩm định minh bạch, đáng tin cậy, giúp bảo vệ quyền lợi của cả khách hàng lẫn doanh nghiệp.
Để hiểu thêm về cách AI hỗ trợ kiểm toán và tuân thủ trong chuyển đổi số, bạn có thể tham khảo bài: Ngân hàng & tuân thủ – Đảm bảo kiểm toán nhanh nhờ số hoá chứng từ bằng AI
Ngành ngân hàng là một trong những lĩnh vực chuyển đổi số mạnh mẽ nhất tại Việt Nam. Áp lực từ khách hàng, cơ quan quản lý và nhu cầu tối ưu vận hành buộc các ngân hàng phải hiện đại hóa toàn bộ quy trình từ giao dịch tại quầy, định danh khách hàng, đến kiểm toán và quản trị rủi ro.
Khối lượng dữ liệu khổng lồ, quy trình phức tạp và yêu cầu bảo mật nghiêm ngặt khiến chuyển đổi số không chỉ là một lựa chọn, mà trở thành yếu tố sống còn để ngân hàng duy trì cạnh tranh và đáp ứng quy định.
Nhờ các công nghệ như OCR, IDP, AI và tự động hóa quy trình, ngân hàng có thể: rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, giảm sai sót và tăng độ chính xác dữ liệu, chuẩn hóa báo cáo tuân thủ, nâng cao trải nghiệm khách hàng trong mọi giao dịch.
Dưới đây là ba ứng dụng nổi bật nhất đang được các ngân hàng ưu tiên triển khai.
eKYC là bước quan trọng trong hành trình số hóa của ngân hàng, đặc biệt trong bối cảnh giao dịch trực tuyến ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, để eKYC diễn ra nhanh, chính xác và tuân thủ quy định, ngân hàng cần xử lý nhiều loại giấy tờ: CCCD, hộ chiếu, ảnh chân dung, chữ ký… Nếu kiểm tra thủ công, quy trình này mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.
Nhờ OCR và IDP, các ngân hàng có thể đẩy nhanh toàn bộ quá trình:
Nhờ tự động hóa eKYC, ngân hàng không chỉ giảm tải cho nhân viên mà còn mang đến trải nghiệm mượt mà, hiện đại cho khách hàng, yếu tố then chốt để tăng tỷ lệ chuyển đổi và nâng cao năng lực cạnh tranh trong thời đại chuyển đổi số.
Hồ sơ vay vốn là một trong những quy trình phức tạp và tốn nhiều thời gian nhất trong ngân hàng. Một bộ hồ sơ vay thường bao gồm: giấy tờ tùy thân, sao kê thu nhập, hợp đồng lao động, tài liệu chứng minh tài sản, báo cáo tín dụng, và nhiều biểu mẫu nội bộ. Khi xử lý thủ công, nhân viên phải kiểm tra từng loại giấy tờ, đối chiếu thông tin và nhập liệu vào hệ thống, công việc dễ sai sót và mất nhiều giờ cho mỗi khách hàng.
Chuyển đổi số với OCR và IDP giúp ngân hàng tự động hóa gần như toàn bộ bước xử lý ban đầu của hồ sơ vay:
Nhờ tự động hóa, ngân hàng không chỉ nâng cao hiệu suất của bộ phận tín dụng mà còn tăng tỷ lệ duyệt hồ sơ nhanh, cải thiện trải nghiệm khách hàng và giảm rủi ro vận hành, đặc biệt trong giai đoạn cao điểm nhu cầu vay vốn.
Kể cả là trong thời kỳ chuyển đổi số, ngành ngân hàng vẫn chịu sự quản lý chặt chẽ của Ngân hàng Nhà nước và các chuẩn mực quốc tế về an toàn, minh bạch và phòng chống rủi ro. Điều này khiến việc chuẩn hóa dữ liệu giao dịch và báo cáo tuân thủ trở thành nhiệm vụ bắt buộc, không thể thực hiện thủ công một cách hiệu quả.
Trong thực tế, dữ liệu giao dịch của ngân hàng thường: đến từ nhiều hệ thống khác nhau và tồn tại ở nhiều định dạng không đồng nhất, dễ bị sai lệch khi nhập liệu thủ công; gây khó khăn khi đối soát hoặc lập báo cáo định kỳ.
Nhờ áp dụng OCR, IDP và các giải pháp tự động hóa, ngân hàng có thể nâng cấp toàn bộ quy trình xử lý dữ liệu:
Khi dữ liệu được chuẩn hóa từ gốc và cập nhật tự động theo thời gian thực, ngân hàng không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao năng lực quản trị rủi ro và tuân thủ hai yếu tố cốt lõi để phát triển bền vững.
Phần lớn quy trình kế toán hiện nay vẫn phụ thuộc vào chứng từ giấy, nhập liệu thủ công và đối chiếu bằng Excel, dẫn đến nguy cơ sai lệch, chậm trễ và áp lực lớn mỗi kỳ quyết toán.
Chuyển đổi số giúp bộ phận tài chính kế toán chuyển từ mô hình vận hành thủ công sang mô hình tự động, chuẩn hóa, minh bạch, giảm tải cho nhân viên và doanh nghiệp.
Khi áp dụng số hóa và AI tài liệu, doanh nghiệp có thể: xử lý hóa đơn, chứng từ và sao kê nhanh hơn gấp nhiều lần; giảm sai sót nhập liệu, tránh rủi ro trong báo cáo thuế; đối chiếu dữ liệu tự động thay vì kiểm tra thủ công từng dòng; nâng cao tính minh bạch, đặc biệt với doanh nghiệp niêm yết hoặc kiểm toán định kỳ.
Dưới đây là ba ứng dụng nổi bật nhất trong ngành tài chính kế toán.
Trong hoạt động tài chính kế toán, hóa đơn, chứng từ chi phí, phiếu thu – chi và sao kê ngân hàng là những tài liệu được xử lý với tần suất lớn mỗi ngày. Khi xử lý thủ công, nhân viên phải nhập từng con số, đối chiếu từng dòng, phân loại từng loại chứng từ – công việc tốn thời gian và dễ dẫn đến sai sót.
Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp thay đổi hoàn toàn cách xử lý tài liệu:
Số hóa tài liệu không chỉ giúp bộ phận kế toán giảm tải, mà còn tạo nền tảng dữ liệu sạch, có cấu trúc, sẵn sàng cho các bước tự động hóa nâng cao như đối chiếu chi phí, phát hiện bất thường hoặc phân tích dòng tiền.
Hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, chứng từ tạm ứng, sao kê… thường đến từ nhiều nguồn khác nhau và hiếm khi thống nhất về định dạng. Khi đối chiếu thủ công, nhân sự phải kiểm tra từng chi tiết rồi mới xác nhận tính hợp lệ, quy trình dễ sai sót, đặc biệt khi khối lượng chứng từ tăng vào cuối tháng hoặc cuối quý.
Nhờ ứng dụng công nghệ OCR và IDP, doanh nghiệp có thể chuyển toàn bộ bước đối chiếu thủ công sang mô hình tự động:
Tự động hóa bước đối chiếu không chỉ giúp giảm khối lượng công việc thủ công, mà còn tăng độ chính xác và tính minh bạch của toàn bộ quy trình tài chính từ thanh toán nhà cung cấp, quyết toán tạm ứng đến chuẩn bị kiểm toán trong chuyển đổi số.
Trong các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp lớn hoặc doanh nghiệp có nhiều bộ phận xử lý chi phí và chứng từ, rủi ro gian lận nội bộ luôn hiện hữu. Những hành vi như khai khống chi phí, chỉnh sửa hóa đơn, nộp trùng chứng từ, hay cố ý làm sai lệch số liệu có thể gây thất thoát lớn và làm suy giảm uy tín doanh nghiệp.
Khi quy trình vẫn vận hành thủ công, phần lớn dữ liệu phụ thuộc vào con người, dễ sai sót, khó kiểm tra chéo và thiếu minh bạch trong lưu trữ.
Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp thiết bảo mật mạnh mẽ hơn nhờ:
Nhờ nền tảng dữ liệu tự động hóa và có cấu trúc, doanh nghiệp không chỉ giảm rủi ro gian lận mà còn tạo môi trường làm việc minh bạch, củng cố văn hóa tuân thủ và nâng cao niềm tin giữa các bộ phận.
Mặc dù hầu hết doanh nghiệp đều nhận thức được tầm quan trọng của chuyển đổi số, nhưng trên thực tế, tỉ lệ dự án thất bại vẫn rất cao. Nhiều tổ chức đầu tư lớn vào công nghệ nhưng không thu được kết quả rõ ràng hoặc thậm chí phải dừng giữa chừng vì không đạt kỳ vọng.
Nguyên nhân không nằm ở việc công nghệ không đủ mạnh, mà nằm ở cách doanh nghiệp tiếp cận chuyển đổi số: thiếu nền tảng, thiếu mục tiêu rõ ràng và thiếu chuẩn bị về dữ liệu lẫn con người.
Dưới đây là bốn nguyên nhân phổ biến khiến các dự án chuyển đổi số dễ thất bại:
Khi quy trình vận hành còn lộn xộn, thiếu chuẩn hóa mà lại áp dụng công nghệ vào, kết quả không phải là sự hiệu quả, mà là số hóa sự rối rắm, chưa tinh chỉnh của doanh nghiệp. Công nghệ lúc này trở thành gánh nặng thay vì đòn bẩy, khiến đội ngũ nhân sự phải gò ép cách làm việc theo phần mềm thay vì phần mềm phục vụ công việc.
Sự thiếu đồng nhất trong khâu thu thập dữ liệu sẽ tạo ra các dữ liệu bẩn. Khi đưa vào hệ thống, AI sẽ gặp khó khăn trong việc đọc hiểu ngữ cảnh, dẫn đến trích xuất sai thông tin quan trọng như số hợp đồng, mã hồ sơ hay số tiền. Hệ quả là sai số nhỏ ở đầu vào sẽ tạo ra sai lệch lớn ở đầu ra, đặc biệt nguy hiểm trong các báo cáo tuân thủ hay tính toán tài chính khi doanh nghiệp cố gắng chuyển đổi số.
Khi thiếu vắng các chỉ số định lượng như phần trăm thời gian tiết kiệm được, phần trăm độ chính xác tăng lên, mọi đánh giá đều trở nên cảm tính. Điều này khiến ban lãnh đạo không thấy được giá trị thực của khoản đầu tư, dẫn đến việc dự án bị cắt giảm ngân sách hoặc thiếu sự ủng hộ để đi đường dài.
Điểm nghẽn lớn nhất của chuyển đổi số đôi khi không nằm ở máy móc, mà nằm ở con người. Một dự án thành công bắt buộc phải đi kèm với lộ trình đào tạo bài bản và sự hỗ trợ liên tục. Nhân sự cần được hiểu rõ rằng công nghệ sinh ra để hỗ trợ họ giảm tải các việc nhàm chán, chứ không phải là gánh nặng hay mối đe dọa.
Để đảm bảo thành công, doanh nghiệp nên tuân thủ lộ trình chiến lược sau:
Bước 1: Chuẩn hóa quy trình
Trước khi tự động hóa, hãy rà soát lại quy trình. Loại bỏ bước thừa, xác định rõ điểm nghẽn. Chuẩn hóa quy trình giúp đảm bảo công nghệ tăng hiệu quả thật sự chứ không phải “vá lỗi” tạm thời.
Bước 2: Bắt đầu nhỏ
Đừng cố gắng thay đổi tất cả cùng lúc. Hãy chọn một bài toán cụ thể ví dụ như số hóa hồ sơ bồi thường để chạy thử nghiệm trong 2 đến 4 tuần. Điều này giúp giảm rủi ro và tạo niềm tin nội bộ khi thấy kết quả thực tế.
Bước 3: Chọn giải pháp “Fit-to-purpose”
Đừng chạy theo công nghệ hoành tráng nhất. Hãy chọn giải pháp phù hợp nhất với bài toán và mục tiêu của bạn. Triết lý “Fit-to-purpose AI” của DocBase nhấn mạnh sự đơn giản và hiệu quả là chìa khóa thành công.
Bước 4: Mô hình “Human + AI”
AI xử lý khối lượng lớn công việc lặp lại với tốc độ cao. Con người tập trung vào các việc giá trị cao: ra quyết định và quản lý rủi ro. Sự phối hợp nhịp nhàng này mới tạo ra nền tảng vận hành bền vững.
Chuyển đổi số trong Ngân hàng, Bảo hiểm và Tài chính không còn là lựa chọn mà là con đường bắt buộc để sinh tồn và phát triển. Bằng cách tập trung vào dữ liệu chuẩn, quy trình thông minh và con người thích ứng, doanh nghiệp sẽ biến công nghệ thành lợi thế cạnh tranh sắc bén.
Nên bắt đầu từ việc số hóa dữ liệu khách hàng (eKYC) và tự động hóa các quy trình giấy tờ tại quầy (Back-office) để tối ưu trải nghiệm và giảm chi phí vận hành.
OCR chỉ chuyển ảnh thành chữ (Text). IDP cao cấp hơn, sử dụng AI để “hiểu” loại tài liệu, tự động trích xuất đúng trường thông tin và đối chiếu dữ liệu.
Hãy bắt đầu bằng một dự án thử nghiệm nhỏ chuẩn hóa quy trình trước khi áp dụng công nghệ và chú trọng đào tạo nhân sự để họ làm chủ công cụ mới.
Khám phá giải pháp chuyển đổi số phù hợp cho doanh nghiệp cùng DocBase
Công nghệ OCR hoạt động như thế nào? Giải thích chi tiết từ A-Z
Công nghệ OCR hoạt động như thế nào? Giải thích chi tiết 4 bước xử lý từ ảnh sang chữ, nguyên nhân sai sót và lý do doanh nghiệp cần nâng cấp lên IDP.
Số hoá hồ sơ là gì? 5 lợi ích trực tiếp tới quy trình doanh nghiệp
Số hoá hồ sơ là gì? Hiểu đúng khái niệm và 5 lợi ích trực tiếp giúp doanh nghiệp giảm thời gian xử lý, tăng độ chính xác và tối ưu quy trình.
Khi trí tuệ nhân tạo trở thành công cụ mở rộng của doanh nghiệp trong kỷ nguyên 4.0
Khám phá triết lý hỗ trợ mới: trí tuệ nhân tạo không chỉ là công cụ kỹ thuật, mà còn như một “đội ngũ mở rộng”, đồng hành cùng doanh nghiệp để tối ưu quy trình và thúc đẩy phát triển bền vững.
Phát triển bởi: Công ty CPCN Computer Vision Việt Nam
Số điện thoại: 0982 925 220
Email: sales@docbase.ai
Địa chỉ: Phòng 305, Tòa Luxury Park Views, Lô 32D KĐT mới Cầu Giấy, P. Cầu Giấy, Tp Hà Nội
© 2025 Công ty cổ phần công nghệ Computer Vision Việt Nam