Ngày viết bài: 12/12/2025
Công nghệ OCR là giải pháp cho phép máy tính nhận diện và chuyển đổi nội dung chữ viết từ hình ảnh (như file scan, ảnh chụp hóa đơn, CCCD) thành văn bản kỹ thuật số có thể tìm kiếm và chỉnh sửa.
Thay vì phải nhập liệu thủ công, công nghệ OCR giúp chuyển toàn bộ thông tin đó thành dữ liệu đầu vào cho các hệ thống quản lý một cách tự động, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót đáng kể.
Công nghệ OCR được hiểu đơn giản là quá trình “quang học hóa” các ký tự. Khi bạn chụp một tấm ảnh hóa đơn hoặc quét một bản hợp đồng, máy tính chỉ hiểu đó là một tập hợp các điểm ảnh (pixels). Công nghệ OCR đóng vai trò là “người phiên dịch”, giúp máy tính đọc và hiểu được các điểm ảnh đó là chữ “A”, số “1” hay dấu chấm câu.
Hiện nay, công nghệ OCR xuất hiện trong hầu hết các tác vụ số hóa như: đọc mã số thuế, xử lý sao kê ngân hàng, trích xuất hồ sơ bồi thường bảo hiểm hoặc nhận diện thông tin eKYC.
Mặc dù chứa đựng nhiều thuật toán phức tạp bên trong, quy trình xử lý của công nghệ OCR có thể tóm gọn qua 4 bước cơ bản sau để người không chuyên dễ hình dung:
Chất lượng đầu ra phụ thuộc hoàn toàn vào chất lượng đầu vào. Trước khi đọc, hệ thống cần “làm sạch” bức ảnh để đạt độ tương phản tốt nhất:
Mục tiêu của bước này là tạo ra bức ảnh “sạch” và dễ đọc nhất có thể cho máy tính.
Không phải toàn bộ bức ảnh đều là chữ. Công nghệ OCR cần phân biệt đâu là văn bản, đâu là hình ảnh minh họa, bảng biểu hay chữ ký. Nếu bước khoanh vùng này sai, kết quả nhận diện sẽ bị lệch ngay từ đầu.
Đây là bước quan trọng nhất và là “trái tim” của hệ thống. Máy tính sẽ phân tích hình dạng từng ký tự, khoảng cách giữa các chữ và cấu trúc dòng.
Sau khi nhận dạng xong, công nghệ OCR sẽ chuyển kết quả thành văn bản (Text), bảng dữ liệu (Excel/CSV) hoặc các định dạng khác tùy nhu cầu (như JSON, XML) để nạp trực tiếp vào hệ thống CRM, ERP hoặc phần mềm kế toán.
Dù hiện đại đến đâu, công nghệ OCR vẫn có thể mắc sai sót. Dưới đây là 3 nguyên nhân phổ biến nhất:
Công nghệ OCR phụ thuộc rất lớn vào độ rõ nét của ảnh. Ảnh bị rung, mờ, thiếu sáng hoặc chụp quá nghiêng sẽ làm mất nét chữ, khiến hệ thống không thể phân biệt được ký tự, dẫn đến sai lệch thông tin quan trọng như số tiền hoặc ngày tháng.
Các loại giấy tờ như hóa đơn bán lẻ, phiếu thu hay hợp đồng lao động thường có vô vàn bố cục khác nhau. Khi vị trí thông tin nhảy lung tung, công nghệ OCR truyền thống rất khó xác định đâu là dữ liệu cần lấy và đâu là thông tin rác.
Tiếng Việt có nhiều dấu nhỏ nằm trên hoặc dưới ký tự. Chỉ cần dấu bị mờ hoặc dính vào chữ khác, ý nghĩa từ sẽ thay đổi hoàn toàn. Bên cạnh đó, chữ viết tay với độ nghiêng và nét chữ đa dạng của mỗi người cũng là thách thức lớn mà các công nghệ OCR thế hệ cũ khó xử lý.
Sự ra đời của Trí tuệ nhân tạo (AI) đã nâng cấp công nghệ OCR lên một tầm cao mới. Bảng so sánh dưới đây cho thấy sự khác biệt rõ rệt:
Tiêu chí | OCR Truyền thống | OCR tích hợp AI (Như DocBase) |
Cơ chế hoạt động | Đối chiếu ký tự theo mẫu cố định (Template-based) | Học từ dữ liệu thực tế (Machine Learning/Deep Learning) |
Khả năng đọc | Chỉ tốt với ảnh rõ nét, font chữ chuẩn, bố cục cố định | Xử lý tốt ảnh mờ, hơi lệch, đa dạng font chữ |
Hiểu ngữ nghĩa | Không (Chỉ nhận diện mặt chữ rời rạc) | Có (Hiểu ngữ cảnh để tự sửa lỗi chính tả/dấu) |
Xử lý tiếng Việt | Kém, dễ sai dấu | Tốt, phân biệt dấu chính xác hơn |
Nhiều doanh nghiệp nhầm tưởng chỉ cần OCR là đủ để chuyển đổi số. Tuy nhiên, công nghệ OCR thực chất chỉ là bước khởi đầu. Giải pháp toàn diện hơn cho doanh nghiệp là IDP xử lý tài liệu thông minh.
Ví dụ minh họa: Khi xử lý một hóa đơn, IDP không chỉ trả về văn bản mà còn tự động tách riêng các trường: Họ tên khách hàng, Số tiền thanh toán, Mã số thuế. Nhờ đó, dữ liệu có thể đi thẳng vào quy trình nghiệp vụ tự động mà không cần con người can thiệp để sắp xếp lại.
Để ứng dụng công nghệ OCR và IDP hiệu quả, doanh nghiệp nên lưu ý kết hợp cả yếu tố kỹ thuật và quy trình:
Chuẩn hóa đầu vào: Quét tài liệu ở độ phân giải tiêu chuẩn (thường là 300 DPI), đảm bảo ánh sáng đầy đủ và tài liệu không bị gấp nếp, che khuất.
Thiết kế biểu mẫu chuẩn: Tạo các form mẫu thống nhất, hạn chế vùng viết tay tự do và tăng vùng nhập liệu theo ô để giúp máy dễ nhận dạng.
Huấn luyện mô hình riêng (Custom Training): Với các ngành đặc thù như Ngân hàng, Tài chính hay Bảo hiểm, việc huấn luyện AI trên dữ liệu thực tế của chính doanh nghiệp (như cách DocBase đang thực hiện) sẽ giúp tăng độ chính xác lên mức tối đa.
Công nghệ OCR là chìa khóa mở đầu cho quá trình chuyển đổi từ tài liệu giấy sang dữ liệu số. Tuy nhiên, với nhu cầu xử lý phức tạp hiện nay, doanh nghiệp nên cân nhắc nâng cấp lên các giải pháp IDP tích hợp AI để đảm bảo độ chính xác cao và khả năng tự động hóa quy trình nghiệp vụ.
OCR truyền thống rất khó đọc chữ viết tay do nét chữ không đồng nhất. Tuy nhiên, các giải pháp OCR hiện đại tích hợp AI (như ICR) đã cải thiện đáng kể khả năng nhận diện chữ viết tay, dù độ chính xác vẫn phụ thuộc nhiều vào độ rõ ràng của nét chữ người viết.
Với tài liệu in rõ nét, độ chính xác của công nghệ OCR có thể đạt trên 98-99%. Tuy nhiên, với tài liệu mờ, nhàu nát hoặc chứa nhiều nhiễu nền, tỷ lệ này sẽ giảm xuống nếu không có sự hỗ trợ của các thuật toán tiền xử lý ảnh và AI.
OCR chỉ giúp bạn có được văn bản từ ảnh. IDP giúp bạn có được “dữ liệu sạch” đã được phân loại và bóc tách để dùng ngay cho công việc (như nhập liệu vào phần mềm kế toán) mà không cần chỉnh sửa thủ công.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp số hóa phù hợp với đặc thù tiếng Việt và các biểu mẫu hành chính tại Việt Nam, hãy trải nghiệm thực tế cùng các đơn vị chuyên sâu như DocBase để đánh giá hiệu quả trước khi triển khai diện rộng.
Số hoá hồ sơ là gì? 5 lợi ích trực tiếp tới quy trình doanh nghiệp
Số hoá hồ sơ là gì? Hiểu đúng khái niệm và 5 lợi ích trực tiếp giúp doanh nghiệp giảm thời gian xử lý, tăng độ chính xác và tối ưu quy trình.
Chuyển đổi số là gì? Ứng dụng trong ngành bảo hiểm, ngân hàng, tài chính
Chuyển đổi số là gì? Cẩm nang 2025 về ứng dụng AI, OCR/IDP trong Ngân hàng, Bảo hiểm & Tài chính. Xem so sánh hiệu quả và lộ trình triển khai thành công tại đây.
Khi trí tuệ nhân tạo trở thành công cụ mở rộng của doanh nghiệp trong kỷ nguyên 4.0
Khám phá triết lý hỗ trợ mới: trí tuệ nhân tạo không chỉ là công cụ kỹ thuật, mà còn như một “đội ngũ mở rộng”, đồng hành cùng doanh nghiệp để tối ưu quy trình và thúc đẩy phát triển bền vững.
Phát triển bởi: Công ty CPCN Computer Vision Việt Nam
Số điện thoại: 0982 925 220
Email: sales@docbase.ai
Địa chỉ: Phòng 305, Tòa Luxury Park Views, Lô 32D KĐT mới Cầu Giấy, P. Cầu Giấy, Tp Hà Nội
© 2025 Công ty cổ phần công nghệ Computer Vision Việt Nam