Ngày viết bài: 05/11/2025
Trong kỷ nguyên chuyển đổi số quốc gia, chính phủ số không chỉ là khái niệm công nghệ, mà là cuộc cách mạng trong cách vận hành bộ máy hành chính và phục vụ người dân. Một trong những bước đi mang tính nền tảng của hành trình này chính là số hoá hồ sơ hành chính chuyển toàn bộ kho giấy tờ truyền thống thành dữ liệu điện tử có thể truy xuất tức thì.
Từ những bộ hồ sơ hộ tịch, đất đai, bảo hiểm xã hội đến giấy phép kinh doanh, mỗi ngày các cơ quan công quyền tiếp nhận hàng chục nghìn tờ giấy vừa lưu trữ, vừa xử lý. Điều đó khiến việc quản lý trở nên nặng nề, tốn kém và thiếu minh bạch.
Trong hệ thống hành chính công, hồ sơ giấy vẫn đang chiếm tỷ trọng lớn trong quản lý và lưu trữ. Từ đăng ký hộ tịch, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đến hồ sơ doanh nghiệp và bảo hiểm xã hội, mỗi ngày các cơ quan công quyền tiếp nhận và xử lý hàng chục nghìn bộ hồ sơ.
Quy mô này dẫn đến nhiều hạn chế:
Hệ quả của việc phụ thuộc vào hồ sơ giấy:
Trong bối cảnh Việt Nam đang thúc đẩy chính phủ số và mục tiêu hiện đại hóa hành chính công, việc quản lý hồ sơ giấy truyền thống đã trở thành một rào cản lớn, cần được thay thế bằng các giải pháp số hoá dữ liệu lưu trữ thông minh và bền vững.
Một trong những vấn đề lớn nhất khi quản lý hồ sơ giấy trong hành chính công là việc tìm kiếm và tra cứu thông tin. Với số lượng hồ sơ lên tới hàng triệu bộ, quá trình truy xuất trở nên chậm chạp và thiếu hiệu quả.
Thực tế cho thấy:
Hệ quả của tình trạng này:
Việc tra cứu hồ sơ chậm chạp là một trong những nguyên nhân then chốt khiến các cơ quan hành chính công gặp khó khăn trong cải cách thủ tục. Đây cũng chính là động lực để các sở ngành triển khai số hoá dữ liệu lưu trữ, đưa toàn bộ hồ sơ giấy lên hệ thống điện tử để tra cứu trong vài giây thay vì vài ngày.
Ngoài khối lượng khổng lồ và thời gian tra cứu chậm, hồ sơ giấy trong hành chính công còn đối mặt với rủi ro lớn về bảo quản và minh bạch dữ liệu.
Một số vấn đề thường gặp:
Hệ quả đối với cơ quan hành chính công:
Trong bối cảnh chính phủ số đang là chiến lược trọng tâm của Việt Nam, những hạn chế này càng trở thành rào cản lớn. Chỉ khi chuyển đổi sang số hoá hồ sơ hành chính, dữ liệu mới có thể được lưu trữ an toàn, minh bạch, dễ truy xuất và sẵn sàng phục vụ công dân 24/7.
Để khắc phục những thách thức từ quản lý hồ sơ giấy, nhiều cơ quan hành chính công đã triển khai các dự án số hoá hồ sơ hành chính, chuyển đổi hàng triệu bộ hồ sơ lưu trữ từ giấy sang dữ liệu điện tử. Đây là bước đi quan trọng trong lộ trình xây dựng chính phủ số Việt Nam.
Quy trình cơ bản bao gồm:
Lợi ích mang lại:
Việc quét và số hoá không chỉ là giải pháp kỹ thuật, mà còn là bước ngoặt trong việc chuyển đổi dữ liệu lưu trữ thành tài sản số – phục vụ cho quản trị, kiểm toán và đặc biệt là cung cấp dịch vụ công minh bạch, nhanh chóng cho người dân.
Số hoá hồ sơ hành chính không chỉ dừng lại ở việc quét và lưu trữ dữ liệu điện tử. Giá trị lớn nhất nằm ở khả năng tích hợp dữ liệu số hoá vào hệ thống chính phủ điện tử, tạo nên một nền tảng quản lý tập trung, liên thông và phục vụ công dân 24/7.
Quá trình tích hợp thường bao gồm:
Lợi ích nổi bật khi tích hợp vào hệ thống chính phủ điện tử:
Việc tích hợp dữ liệu số hoá vào hệ thống chính phủ điện tử chính là bước chuyển từ “số hoá cục bộ” sang quản lý hành chính công hiện đại, đồng bộ, minh bạch – nền tảng quan trọng của chính phủ số tại Việt Nam.
Một trong những giá trị cốt lõi của số hoá hồ sơ hành chính là khả năng tra cứu nhanh chóng, chính xác và phục vụ công dân gần như ngay lập tức.
Khi hồ sơ giấy được chuyển thành dữ liệu số và tích hợp vào hệ thống chính phủ điện tử, toàn bộ quy trình tìm kiếm – đối chiếu – xử lý được rút gọn chỉ trong vài giây.
Điểm nổi bật:
Lợi ích mang lại:
Khi việc tra cứu trở nên tức thì, hành chính công không chỉ vận hành hiệu quả hơn mà còn tiến gần hơn đến mục tiêu xây dựng chính phủ số Việt Nam hiện đại, minh bạch, phục vụ công dân tốt hơn.
Trước khi triển khai số hoá, một sở ngành lớn tại Việt Nam phải quản lý hơn 10 triệu bộ hồ sơ công dân liên quan đến đất đai, hộ tịch, bảo hiểm và đăng ký kinh doanh. Tất cả đều được lưu trữ dưới dạng giấy trong các kho hồ sơ truyền thống.
Thực trạng nổi bật:
Hệ quả:
Đây là bức tranh điển hình về hạn chế của hành chính công dựa trên hồ sơ giấy, và cũng chính là động lực để sở ngành này quyết định chuyển đổi sang số hoá hồ sơ hành chính, xây dựng nền tảng dữ liệu số đồng bộ hơn.
Sau khi triển khai dự án số hoá hồ sơ hành chính, sở ngành này đã quét và chuyển đổi hàng triệu bộ hồ sơ giấy thành dữ liệu điện tử. Toàn bộ dữ liệu được chuẩn hoá, phân loại và tích hợp vào hệ thống quản lý tập trung.
Những thay đổi rõ rệt:
Kết quả là quy trình vốn nặng nề, chậm trễ đã trở nên nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả, đúng với mục tiêu xây dựng chính phủ số phục vụ công dân.
Việc số hoá hàng triệu hồ sơ giấy đã mang lại những lợi ích rõ rệt cho sở ngành:
Kết quả này cho thấy, số hoá hồ sơ hành chính không chỉ là một dự án kỹ thuật, mà còn là bước ngoặt chiến lược để cơ quan hành chính công nâng cao hiệu quả quản lý, cải thiện minh bạch và thúc đẩy tiến trình chính phủ số Việt Nam.
Một trong những mục tiêu quan trọng nhất của chính phủ số là cải thiện trải nghiệm của công dân khi thực hiện các thủ tục hành chính. Việc số hoá hồ sơ hành chính đã thay đổi căn bản cách công dân tương tác với cơ quan quản lý:
Từ góc nhìn trải nghiệm, số hoá hồ sơ không chỉ giúp công dân tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại, mà còn khẳng định vai trò của cơ quan hành chính trong việc phục vụ thay vì “quản lý” công dân. Đây là nền tảng quan trọng để xây dựng một chính phủ số lấy người dân làm trung tâm.
Một trong những điểm yếu cố hữu của việc quản lý hồ sơ giấy trong hành chính công là thiếu minh bạch và khó kiểm soát. Khi chuyển sang số hoá hồ sơ hành chính, toàn bộ dữ liệu được chuẩn hoá, lưu trữ và quản lý tập trung, giúp nâng cao đáng kể năng lực giám sát và kiểm soát.
Các lợi ích nổi bật:
Về lâu dài, tính minh bạch và khả năng kiểm soát dữ liệu không chỉ giúp giảm rủi ro sai sót hay thất thoát hồ sơ, mà còn góp phần xây dựng niềm tin giữa công dân và cơ quan quản lý. Đây cũng là yếu tố quan trọng để hiện thực hoá mục tiêu chính phủ số minh bạch, hiện đại và phục vụ.
Việc duy trì kho hồ sơ giấy khổng lồ trong hành chính công không chỉ gây áp lực vận hành mà còn tiêu tốn một khoản chi phí lớn mỗi năm. Từ diện tích kho bãi, nhân sự quản lý, đến chi phí bảo quản và bảo mật – tất cả đều tạo gánh nặng cho ngân sách nhà nước.
Triển khai số hoá hồ sơ hành chính mang lại những thay đổi rõ rệt:
Tính toán sơ bộ cho thấy, việc số hoá có thể giúp một sở ngành tiết kiệm hàng tỷ đồng chi phí lưu trữ và hàng chục nghìn giờ công mỗi năm. Quan trọng hơn, dữ liệu số hoá tạo điều kiện cho việc vận hành hiệu quả, minh bạch và phù hợp với chiến lược xây dựng chính phủ số Việt Nam.
Trong quá trình số hoá hồ sơ hành chính, việc chỉ quét tài liệu và lưu trữ ở dạng điện tử chưa đủ để tạo ra hiệu quả thực sự. Thách thức lớn nhất là phân loại chính xác hàng triệu hồ sơ và trích xuất dữ liệu quan trọng phục vụ quản lý, tra cứu và ra quyết định. Đây chính là lúc AI phát huy vai trò then chốt.
Ứng dụng AI trong quản lý hồ sơ công dân mang lại nhiều lợi ích:
Lợi ích cho hành chính công:
Nhờ AI, quá trình số hoá không chỉ dừng ở “chuyển giấy thành file”, mà trở thành bước chuyển đổi dữ liệu thông minh, góp phần hiện thực hóa mục tiêu chính phủ số minh bạch, hiệu quả, phục vụ công dân 24/7.
Nếu AI là công cụ hỗ trợ xử lý dữ liệu thông minh, thì GovTech (Government Technology) chính là nền tảng để hiện thực hoá tầm nhìn chính phủ số. GovTech không chỉ đơn thuần là áp dụng công nghệ vào hành chính công, mà là xây dựng hệ sinh thái quản trị bền vững, kết nối dữ liệu – quy trình – con người trong một mô hình thống nhất.
Một số vai trò then chốt của GovTech:
Lợi ích lâu dài cho hành chính công:
Ở Việt Nam, GovTech đang trở thành trụ cột chiến lược trong quá trình chuyển đổi số quốc gia, giúp biến các sáng kiến số hoá hồ sơ hành chính rời rạc thành một nền tảng quản trị bền vững.
Trong tiến trình xây dựng chính phủ số, không có một mô hình AI duy nhất có thể giải quyết tất cả bài toán. Thay vào đó, mỗi lĩnh vực hành chính cần được trang bị một giải pháp AI chuyên biệt (fit-to-purpose AI), phù hợp với đặc thù dữ liệu và quy trình nghiệp vụ.
Ví dụ ứng dụng theo từng mảng:
Lợi ích của Fit-to-purpose AI:
Fit-to-purpose AI không chỉ giúp các cơ quan hành chính nâng cao hiệu quả vận hành, mà còn tạo ra nền tảng dữ liệu tin cậy để GovTech Việt Nam phát triển lâu dài, hướng đến một hệ thống hành chính công minh bạch, hiện đại và bền vững.
Việc số hoá hồ sơ hành chính không chỉ giải quyết bài toán lưu trữ giấy tờ cồng kềnh, mà còn mở ra bước ngoặt cho hành chính công hiện đại và minh bạch. Từ thực tiễn cho thấy:
Từ góc nhìn dài hạn, số hoá không chỉ là một dự án công nghệ, mà là chiến lược quốc gia để nâng cao hiệu quả quản lý, giảm gánh nặng vận hành và củng cố niềm tin của người dân vào bộ máy hành chính.
DocBase đồng hành cùng các cơ quan hành chính trong hành trình chuyển đổi số, mang đến giải pháp số hoá hồ sơ thông minh, ứng dụng AI và GovTech để biến kho hồ sơ giấy thành nguồn dữ liệu số có giá trị – minh bạch, nhanh chóng và bền vững.
Tìm hiểu giải pháp DocBase cho Dịch vụ công
Công nghệ OCR hoạt động như thế nào? Giải thích chi tiết từ A-Z
Công nghệ OCR hoạt động như thế nào? Giải thích chi tiết 4 bước xử lý từ ảnh sang chữ, nguyên nhân sai sót và lý do doanh nghiệp cần nâng cấp lên IDP.
Số hoá hồ sơ là gì? 5 lợi ích trực tiếp tới quy trình doanh nghiệp
Số hoá hồ sơ là gì? Hiểu đúng khái niệm và 5 lợi ích trực tiếp giúp doanh nghiệp giảm thời gian xử lý, tăng độ chính xác và tối ưu quy trình.
Chuyển đổi số là gì? Ứng dụng trong ngành bảo hiểm, ngân hàng, tài chính
Chuyển đổi số là gì? Cẩm nang 2025 về ứng dụng AI, OCR/IDP trong Ngân hàng, Bảo hiểm & Tài chính. Xem so sánh hiệu quả và lộ trình triển khai thành công tại đây.
Phát triển bởi: Công ty CPCN Computer Vision Việt Nam
Số điện thoại: 0982 925 220
Email: sales@docbase.ai
Địa chỉ: Phòng 305, Tòa Luxury Park Views, Lô 32D KĐT mới Cầu Giấy, P. Cầu Giấy, Tp Hà Nội
© 2025 Công ty cổ phần công nghệ Computer Vision Việt Nam