Ngày viết bài: 22/11/2025
Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, việc hiện đại hoá bộ máy hành chính không còn là lựa chọn mà là điều kiện tiên quyết để xây dựng một chính phủ minh bạch, hiệu quả và lấy người dân làm trung tâm. Từ cấp giấy khai sinh, chứng minh nhân dân, đến hồ sơ y tế và giáo dục, hàng trăm triệu bộ tài liệu vẫn đang được lưu trữ dưới dạng giấy, gây tốn kém, mất thời gian và khó quản lý.
Sự ra đời của chính phủ điện tử và các sáng kiến GovTech Việt Nam đang thay đổi thực trạng đó. Bằng việc số hoá hồ sơ hành chính và dữ liệu công dân, các cơ quan nhà nước có thể rút ngắn thời gian xử lý, giảm sai sót, đồng thời mang đến dịch vụ công trực tuyến nhanh, minh bạch và thân thiện hơn.
Chính phủ điện tử là mô hình vận hành trong đó các cơ quan nhà nước ứng dụng công nghệ số để cung cấp dịch vụ công, chia sẻ dữ liệu và quản lý hành chính một cách hiệu quả hơn. Thay vì người dân phải trực tiếp đến cơ quan công để làm thủ tục, họ có thể nộp hồ sơ, tra cứu, nhận kết quả hoàn toàn trực tuyến, mọi lúc, mọi nơi.
Theo Liên Hợp Quốc, mục tiêu của chính phủ điện tử không chỉ là số hóa quy trình, mà còn là tăng cường tính minh bạch, giảm quan liêu và cải thiện trải nghiệm công dân. Việt Nam hiện đang triển khai chiến lược Chính phủ số đến năm 2030, với các trọng tâm:
Chuyển đổi số trong khu vực công đang trở thành xu hướng tất yếu trên toàn cầu, khi chính phủ các nước nhận ra rằng công nghệ không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, mà còn thay đổi hoàn toàn cách phục vụ công dân.
Tại Việt Nam, tiến trình này được thúc đẩy mạnh mẽ thông qua các dự án trọng điểm như:
Bên cạnh đó, GovTech Việt Nam đang dần hình thành, đóng vai trò cầu nối giữa công nghệ và quản trị nhà nước, giúp chính phủ ứng dụng AI, điện toán đám mây, và phân tích dữ liệu lớn để vận hành thông minh, dự báo sớm rủi ro, và tối ưu nguồn lực công.
Có thể nói, chuyển đổi số trong khu vực công không chỉ là quá trình hiện đại hóa hành chính, mà là cuộc chuyển đổi tư duy quản lý từ quản trị bằng hồ sơ sang quản trị bằng dữ liệu, lấy người dân làm trung tâm của mọi quyết định.
Khi hồ sơ hành chính được số hoá và kết nối liên thông, lợi ích không chỉ dừng lại ở việc giảm giấy tờ mà còn chuyển hoá toàn bộ cách vận hành của bộ máy hành chính công.
Ba giá trị cốt lõi nhất của chính phủ điện tử bao gồm:
Nói cách khác, chính phủ điện tử là nền tảng cho một nền hành chính hiện đại – minh bạch, hiệu quả và hướng tới người dân. Đó cũng là tiền đề để Việt Nam tiến tới chính phủ số toàn diện, nơi mọi dịch vụ công đều được vận hành trên nền dữ liệu thống nhất và thông minh.
Trước khi tiến hành số hoá, phần lớn hồ sơ hành chính tại Việt Nam từ hộ tịch, y tế, giáo dục đến bảo hiểm vẫn được lưu trữ, xử lý và tra cứu thủ công trên giấy. Mỗi năm, hàng triệu tờ khai, biên bản, giấy xác nhận được tạo ra và lưu giữ rải rác tại các cơ quan, khiến việc quản lý, tìm kiếm và đối chiếu thông tin trở nên chậm, tốn kém và dễ sai sót.
Thực trạng này không chỉ gây áp lực lớn cho cán bộ hành chính, mà còn làm giảm trải nghiệm của người dân, khi mỗi thủ tục phải qua nhiều bước, nhiều khâu xác minh và di chuyển giữa các đơn vị khác nhau.
Trong bối cảnh chuyển đổi số toàn cầu, mô hình quản lý hồ sơ giấy đã bộc lộ rõ giới hạn, không còn đáp ứng được yêu cầu về tốc độ, minh bạch và tính liên thông dữ liệu. Chính vì vậy, việc số hoá hồ sơ hành chính không còn là xu hướng, mà là bước đi bắt buộc nếu muốn xây dựng một nền hành chính hiện đại, hiệu quả và phục vụ công dân tốt hơn.
Trong nhiều năm, hồ sơ hành chính tại Việt Nam vẫn chủ yếu được quản lý dưới dạng giấy tờ vật lý từ sổ hộ tịch, hồ sơ bệnh án đến học bạ học sinh. Mỗi lĩnh vực đều có đặc thù riêng, nhưng điểm chung là khối lượng hồ sơ khổng lồ, lưu trữ phân tán và khó truy xuất khi cần đối chiếu.
Khi mỗi bộ hồ sơ chỉ tồn tại một bản gốc duy nhất, việc quản lý và chia sẻ thông tin trở nên bị động và thiếu nhất quán. Đó là lý do số hoá hồ sơ hành chính được xem là nền móng quan trọng của chính phủ điện tử giúp tạo ra dữ liệu thống nhất, phục vụ nhanh hơn, chính xác hơn và an toàn hơn cho cả công dân lẫn cơ quan quản lý.
Hệ thống quản lý hồ sơ hành chính giấy hiện nay vẫn tồn tại nhiều hạn chế rõ rệt, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc của cơ quan nhà nước và trải nghiệm của người dân.
Hệ quả là quy trình hành chính trở nên chậm chạp, tốn kém và thiếu nhất quán, trong khi nhu cầu phục vụ người dân ngày càng đòi hỏi tốc độ, tính chính xác và minh bạch cao hơn.
Mô hình quản lý hồ sơ thủ công không chỉ làm chậm quy trình xử lý mà còn tạo ra gánh nặng kép cho cả cơ quan nhà nước lẫn người dân.
Thực tế, những điểm nghẽn này chính là lý do vì sao chính phủ điện tử và số hoá hồ sơ hành chính trở thành ưu tiên hàng đầu trong chiến lược chuyển đổi số quốc gia. Khi dữ liệu được số hoá, đối chiếu và chia sẻ tự động, cả cán bộ lẫn công dân đều được giảm tải, hướng tới một nền hành chính nhanh, gọn và minh bạch hơn.
Số hoá hồ sơ hành chính là bước nền tảng trong quá trình xây dựng chính phủ điện tử và chính phủ số. Không chỉ đơn giản là chuyển giấy tờ thành file điện tử, số hoá còn mang ý nghĩa chuẩn hoá, kết nối và khai thác dữ liệu để phục vụ người dân một cách nhanh chóng, chính xác và minh bạch hơn.
Trong lĩnh vực hộ tịch, các loại giấy tờ như giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, sổ hộ khẩu, giấy chứng tử là nền tảng xác thực danh tính của mỗi công dân. Tuy nhiên, trong mô hình quản lý truyền thống, những hồ sơ này vẫn được lưu trữ rời rạc ở cấp xã, phường hoặc quận, khiến việc tra cứu, đối chiếu và xác minh thông tin giữa các địa phương gặp nhiều khó khăn.
Khi được số hoá và liên thông trên nền tảng dữ liệu dân cư quốc gia, quy trình hành chính hộ tịch được đơn giản hóa rõ rệt:
Ngoài ra, số hoá hồ sơ hộ tịch còn là bước quan trọng để xây dựng cơ sở dữ liệu công dân điện tử, nền tảng cho các dịch vụ công trực tuyến và định danh số (VNeID) trong tương lai.
Trong lĩnh vực y tế, mỗi người dân đều có hàng chục đến hàng trăm giấy tờ liên quan từ bệnh án, phiếu khám chữa bệnh, toa thuốc cho tới hồ sơ bảo hiểm y tế và thanh toán viện phí. Phần lớn trong số đó vẫn đang được lưu trữ thủ công dưới dạng giấy, gây ra nhiều bất cập cho cả bệnh nhân và cơ sở y tế.
Khi hồ sơ được số hoá và kết nối với cơ sở dữ liệu y tế quốc gia, lợi ích thể hiện rõ ở ba khía cạnh:
Số hoá hồ sơ y tế không chỉ giúp ngành y giảm tải hành chính mà còn mở đường cho y tế thông minh nơi dữ liệu bệnh nhân trở thành nguồn đầu vào cho AI chẩn đoán, dự báo bệnh lý và tối ưu điều trị.
Từ đó, mỗi công dân sẽ có một hồ sơ sức khỏe điện tử thống nhất, phục vụ suốt đời, đúng tinh thần của một chính phủ điện tử hướng đến người dân và sức khỏe cộng đồng.
Trong lĩnh vực giáo dục, mỗi học sinh – sinh viên đều có một hành trình dữ liệu kéo dài từ tiểu học đến đại học, bao gồm học bạ, bảng điểm, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và hồ sơ tuyển sinh. Tuy nhiên, phần lớn những tài liệu này vẫn đang được lưu trữ thủ công hoặc rời rạc giữa các trường, sở và bộ ngành, gây khó khăn khi xác minh hoặc chuyển tiếp thông tin.
Việc số hoá hồ sơ giáo dục mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
Nhờ đó, giáo dục không chỉ minh bạch và thuận tiện hơn, mà còn tiến gần tới mô hình quản lý thông minh, phục vụ cho các mục tiêu lớn hơn của chính phủ điện tử và xã hội số học tập.
Việc số hoá hồ sơ hành chính và triển khai dịch vụ công trực tuyến không chỉ giúp cơ quan quản lý tiết kiệm thời gian, mà còn mang lại lợi ích rõ rệt cho từng người dân trong đời sống hàng ngày. Công dân được phục vụ nhanh hơn, minh bạch hơn và thuận tiện hơn, đúng tinh thần của một chính phủ điện tử lấy người dân làm trung tâm.
Một trong những thay đổi dễ nhận thấy nhất mà chính phủ điện tử mang lại cho người dân là khả năng nộp và tra cứu hồ sơ hành chính mọi lúc, mọi nơi, không còn giới hạn bởi giờ hành chính hay địa điểm cơ quan công.
Chỉ với một tài khoản định danh điện tử (VNeID), công dân có thể:
Nhờ đó, những thủ tục từng phải đi lại nhiều lần như đăng ký khai sinh, cấp giấy phép kinh doanh, nộp thuế, bảo hiểm xã hội, nay có thể hoàn tất chỉ trong vài phút. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, mà còn tăng tính minh bạch và chủ động cho công dân, khi mọi bước xử lý đều được số hóa và hiển thị công khai trên nền tảng trực tuyến 24/7.
Trong mô hình hành chính truyền thống, người dân phải chuẩn bị nhiều giấy tờ, đi lại nhiều lần và chờ đợi hàng giờ chỉ để hoàn tất một thủ tục đơn giản. Nhờ số hoá hồ sơ và liên thông dữ liệu giữa các cơ quan, quy trình đó nay được rút gọn và tự động hóa gần như hoàn toàn.
Cụ thể, hệ thống tự động kiểm tra, đối chiếu thông tin công dân từ các cơ sở dữ liệu quốc gia (dân cư, bảo hiểm, thuế, y tế…) mà không cần yêu cầu người dân nộp lại bản sao giấy tờ. Các bước xác minh, phê duyệt và chuyển hồ sơ cũng được thực hiện trực tuyến, giúp giảm đáng kể khâu trung gian và thời gian xử lý.
Nếu như trước đây, một hồ sơ hành chính có thể mất 3 – 5 ngày làm việc, thì nay nhiều thủ tục hoàn tất chỉ trong vài giờ, thậm chí xử lý tự động trong vài phút với hệ thống có AI hỗ trợ.
Kết quả là cả hai phía đều được hưởng lợi:
Đây chính là minh chứng rõ ràng cho tinh thần của chính phủ điện tử phục vụ công dân, nơi công nghệ giúp hành chính trở nên nhanh hơn, gọn hơn và thân thiện hơn.
Khi thủ tục hành chính được số hoá toàn diện, người dân không chỉ được phục vụ nhanh hơn mà còn được trải nghiệm một cách làm việc hoàn toàn mới: hiện đại, minh bạch và lấy công dân làm trung tâm.
Các dịch vụ công trực tuyến hiện nay cho phép người dân:
Nhờ đó, công dân cảm thấy được tôn trọng và chủ động hơn trong quá trình làm thủ tục, thay vì phải chờ đợi hay phụ thuộc vào khâu trung gian. Đối với cơ quan công quyền, đây cũng là cơ hội để nâng cao uy tín và cải thiện hình ảnh phục vụ khi sự hài lòng của người dân trở thành thước đo quan trọng của hiệu quả hành chính.
Nếu số hoá hồ sơ hành chính là nền tảng, thì AI và GovTech chính là động cơ tăng tốc giúp chính phủ điện tử vận hành hiệu quả và bền vững.
Công nghệ không chỉ giúp tự động hóa quy trình, mà còn tạo nên hệ sinh thái dữ liệu thông minh, nơi mọi hồ sơ, thông tin và dịch vụ công được xử lý chính xác, nhanh chóng và an toàn.
Trong bộ máy hành chính, mỗi ngày các cơ quan nhà nước tiếp nhận hàng nghìn hồ sơ thuộc nhiều loại khác nhau từ giấy tờ hộ tịch, hồ sơ y tế đến chứng chỉ giáo dục. Việc xử lý thủ công khối lượng dữ liệu này không chỉ mất thời gian mà còn dễ sai sót.
Đây là lúc AI tài liệu thông minh phát huy vai trò then chốt. Công nghệ này giúp:
Thay vì hàng giờ rà soát và nhập liệu thủ công, AI có thể xử lý hàng trăm hồ sơ chỉ trong vài phút, đồng thời đảm bảo độ chính xác và tính toàn vẹn dữ liệu. Điều này giúp giảm tải đáng kể cho cán bộ hành chính, nâng cao năng suất làm việc và rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục cho người dân.
Về lâu dài, khi được huấn luyện trên dữ liệu thực tế Việt Nam, AI có thể học được đặc trưng của từng loại hồ sơ hành chính, giúp hệ thống ngày càng chính xác, thông minh và phù hợp hơn với quy trình của chính phủ điện tử Việt Nam.
GovTech là trụ cột công nghệ giúp chính phủ điện tử vận hành hiệu quả, an toàn và có khả năng mở rộng lâu dài. Thay vì triển khai rời rạc từng phần mềm hay dự án riêng lẻ, GovTech hướng tới việc xây dựng hạ tầng số dùng chung, tạo ra một hệ sinh thái hành chính được kết nối và tiêu chuẩn hóa trên toàn quốc.
Các thành phần chính của hệ sinh thái GovTech bao gồm:
Tại Việt Nam, GovTech đang được thúc đẩy thông qua các dự án tiêu biểu như Cổng Dịch vụ công Quốc gia, Cơ sở dữ liệu dân cư, Trục liên thông văn bản quốc gia và nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu quốc gia.
Nhờ cách tiếp cận này, chính phủ có thể tối ưu chi phí vận hành, tránh lặp lại đầu tư và đảm bảo khả năng mở rộng cho các dịch vụ mới trong tương lai. Quan trọng hơn, GovTech không chỉ là hạ tầng kỹ thuật mà là nền móng cho một mô hình quản trị hiện đại, nơi công nghệ, dữ liệu và con người cùng hướng tới mục tiêu chung: phục vụ công dân tốt hơn, minh bạch hơn và bền vững hơn.
Không phải mọi quy trình hành chính đều giống nhau và đó là lý do AI trong chính phủ điện tử cần được thiết kế theo hướng fit-to-purpose: phù hợp với đặc thù, dữ liệu và yêu cầu nghiệp vụ của từng lĩnh vực cụ thể. Ví dụ:
Cách tiếp cận AI theo mục đích cụ thể giúp từng cơ quan nhà nước triển khai linh hoạt, phù hợp với khối lượng công việc và tính nhạy cảm của dữ liệu, đồng thời đảm bảo bảo mật và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý.
Về lâu dài, khi các mô hình AI này được liên kết trên nền tảng GovTech, Việt Nam sẽ hình thành hệ sinh thái hành chính thông minh toàn diện, nơi mỗi lĩnh vực có AI chuyên biệt, cùng hướng tới mục tiêu chung: chính phủ điện tử hiệu quả, lấy công dân làm trung tâm.
Số hoá hồ sơ hành chính không chỉ là một bước tiến công nghệ mà là nền tảng của một chính phủ hiện đại, minh bạch và lấy công dân làm trung tâm. Từ hộ tịch, y tế đến giáo dục, việc chuyển đổi hồ sơ giấy sang dữ liệu điện tử đã giúp giảm đáng kể thời gian xử lý, hạn chế sai sót và tăng khả năng phục vụ công dân mọi lúc, mọi nơi.
Tuy nhiên, để tiến xa hơn, chính phủ điện tử cần không chỉ dừng ở số hoá, mà phải kết hợp công nghệ AI và GovTech để biến dữ liệu thành năng lực vận hành thông minh. AI giúp phân loại, đối soát, phát hiện sai lệch và tối ưu quy trình, trong khi GovTech tạo hạ tầng kết nối bền vững giữa các cơ quan hình thành một hệ sinh thái hành chính thống nhất, hiệu quả và đáng tin cậy.
Với hướng đi này, Việt Nam đang dần tiến tới mô hình chính phủ số toàn diện – nơi mọi giao dịch, thủ tục và quyết định đều được dẫn dắt bởi dữ liệu, được xử lý tự động và minh bạch, để mỗi công dân đều được phục vụ nhanh hơn, chính xác hơn và thuận tiện hơn.
Khám phá giải pháp DocBase.ai
Công nghệ OCR hoạt động như thế nào? Giải thích chi tiết từ A-Z
Công nghệ OCR hoạt động như thế nào? Giải thích chi tiết 4 bước xử lý từ ảnh sang chữ, nguyên nhân sai sót và lý do doanh nghiệp cần nâng cấp lên IDP.
Số hoá hồ sơ là gì? 5 lợi ích trực tiếp tới quy trình doanh nghiệp
Số hoá hồ sơ là gì? Hiểu đúng khái niệm và 5 lợi ích trực tiếp giúp doanh nghiệp giảm thời gian xử lý, tăng độ chính xác và tối ưu quy trình.
Chuyển đổi số là gì? Ứng dụng trong ngành bảo hiểm, ngân hàng, tài chính
Chuyển đổi số là gì? Cẩm nang 2025 về ứng dụng AI, OCR/IDP trong Ngân hàng, Bảo hiểm & Tài chính. Xem so sánh hiệu quả và lộ trình triển khai thành công tại đây.
Phát triển bởi: Công ty CPCN Computer Vision Việt Nam
Số điện thoại: 0982 925 220
Email: sales@docbase.ai
Địa chỉ: Phòng 305, Tòa Luxury Park Views, Lô 32D KĐT mới Cầu Giấy, P. Cầu Giấy, Tp Hà Nội
© 2025 Công ty cổ phần công nghệ Computer Vision Việt Nam