Ngày viết bài: 27/10/2025
Ngành bảo hiểm tại Việt Nam đang bước vào giai đoạn tăng trưởng nhanh cả về quy mô lẫn số lượng khách hàng. Khi số hợp đồng mới ngày càng nhiều, lượng hồ sơ bồi thường phát sinh theo đó cũng tăng vọt. Trung bình mỗi ngày, một công ty bảo hiểm vừa và lớn có thể phải tiếp nhận và xử lý từ vài chục đến hàng trăm hồ sơ với đủ loại giấy tờ đi kèm như giấy tờ y tế, hoá đơn viện phí, hợp đồng bảo hiểm, chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân.
Quy trình xử lý một hồ sơ bồi thường bảo hiểm thường phải trải qua nhiều công đoạn: tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng, phân loại tài liệu, nhập dữ liệu vào hệ thống, đối chiếu thông tin, thẩm định và cuối cùng mới đến bước phê duyệt chi trả. Khi toàn bộ các khâu này được thực hiện thủ công, rủi ro sai sót là điều khó tránh khỏi. Nhân viên có thể nhập sai số hợp đồng, bỏ sót chứng từ quan trọng hoặc phân loại nhầm loại tài liệu. Ngay cả những lỗi nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ phải xử lý lại từ đầu, gây mất thời gian cho cả khách hàng lẫn doanh nghiệp.
Để xử lý khối lượng hồ sơ ngày càng tăng, nhiều công ty bảo hiểm buộc phải tuyển thêm nhân viên nhập liệu, kiểm tra và thẩm định hồ sơ. Tuy nhiên, việc mở rộng nhân sự chỉ giải quyết được phần ngọn mà lại tạo ra gánh nặng mới cho doanh nghiệp. Chi phí nhân sự tăng nhanh, năng suất không tỉ lệ thuận với số lượng, trong khi việc quản lý đội ngũ lớn cũng trở nên phức tạp hơn.
Một trong những điểm nghẽn lớn nhất trong quy trình bồi thường bảo hiểm là khâu tiếp nhận và phân loại hồ sơ. Mỗi ngày, nhân viên phải xử lý hàng trăm tài liệu với nhiều định dạng khác nhau: bản giấy, ảnh chụp, tệp PDF hoặc email gửi kèm file scan. Việc phân loại và nhập thủ công không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn dễ nhầm lẫn giữa các loại chứng từ.
Công nghệ OCR (Optical Character Recognition) khi kết hợp với trí tuệ nhân tạo (AI) đã giúp giải quyết triệt để vấn đề này. Thay vì nhân viên phải “mở từng file để xem nội dung”, hệ thống có thể tự động đọc toàn bộ tài liệu, nhận diện chữ viết (bao gồm cả tiếng Việt có dấu và chữ viết tay cơ bản) và chuyển đổi thành dữ liệu số. Sau đó, AI sẽ phân loại hồ sơ dựa trên đặc điểm của từng loại giấy tờ: đâu là giấy ra viện, đâu là hoá đơn viện phí, đâu là hợp đồng bảo hiểm hay căn cước công dân.
Nhờ khả năng xử lý nhanh chóng và chính xác, bước tiếp nhận và phân loại vốn chiếm nhiều công sức nhất giờ đây có thể hoàn thành chỉ trong vài giây. Điều này giúp giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công, đồng thời đảm bảo dữ liệu được sắp xếp gọn gàng và sẵn sàng cho các bước xử lý tiếp theo.
Sau khi hồ sơ đã được số hoá và phân loại, bước tiếp theo trong quy trình bồi thường là xác thực và trích xuất dữ liệu. Đây vốn là công đoạn tốn nhiều thời gian nếu làm thủ công, bởi nhân viên phải rà soát từng giấy tờ, đối chiếu từng con số và điền vào hệ thống quản lý. Sai sót nhỏ trong khâu này có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian giải quyết.
AI đã thay đổi hoàn toàn cách thức làm việc ở bước này. Nhờ khả năng hiểu ngữ cảnh, hệ thống có thể nhanh chóng rút ra những thông tin quan trọng như:
Không chỉ dừng lại ở việc “trích dữ liệu”, AI còn thực hiện kiểm tra logic để phát hiện bất thường. Ví dụ: ngày xuất viện không thể xảy ra trước ngày nhập viện, tổng chi phí trên hoá đơn phải khớp với bảng kê chi tiết, hay cùng một khách hàng không thể gửi hai hồ sơ trùng lặp trong cùng một khoảng thời gian ngắn.
Điều này giúp doanh nghiệp bảo hiểm giảm đáng kể tỷ lệ sai sót và rút ngắn thời gian rà soát thủ công. Nhân viên không cần nhập lại từng dòng dữ liệu mà chỉ cần kiểm tra những cảnh báo hệ thống đưa ra, từ đó tiết kiệm hàng giờ làm việc và tập trung vào thẩm định chuyên môn.
Một trong những thách thức lớn nhất trong vận hành bảo hiểm là việc dữ liệu được xử lý rời rạc ở nhiều bộ phận. Hồ sơ bồi thường thường phải đi qua nhiều vòng kiểm tra, mỗi vòng lại yêu cầu nhập dữ liệu một lần. Việc nhập lại nhiều lần không chỉ tốn thời gian mà còn dễ tạo ra sai lệch thông tin giữa các phòng ban.
AI đã mang đến cách tiếp cận hoàn toàn khác: dữ liệu sau khi được số hoá và trích xuất sẽ tự động đồng bộ vào hệ thống lõi (Core Insurance System). Nhờ đó, tất cả các bộ phận liên quan – từ claims officer, phòng thẩm định đến kế toán – đều có thể truy cập cùng một nguồn dữ liệu đã được chuẩn hoá.
Sự tích hợp này tạo nên một quy trình liền mạch:
Kết quả là doanh nghiệp bảo hiểm có thể rút ngắn thời gian xử lý toàn bộ quy trình bồi thường từ nhiều ngày xuống chỉ còn vài ngày, đồng thời giảm thiểu tối đa rủi ro do nhập liệu thủ công. Khách hàng cũng được hưởng lợi khi có thể tra cứu tình trạng hồ sơ nhanh chóng và nhận được khoản bồi thường sớm hơn.
Việc tích hợp với hệ thống lõi không chỉ đơn thuần là một bước kỹ thuật, mà còn là nền tảng để doanh nghiệp xây dựng một quy trình claims automation hoàn toàn khép kín, trong đó mọi thao tác được kiểm soát, ghi nhận và có thể truy xuất bất kỳ lúc nào. Đây chính là yếu tố tạo nên tính minh bạch và nâng cao năng lực cạnh tranh cho các công ty bảo hiểm trong thời kỳ chuyển đổi số.
Một công ty bảo hiểm tại Việt Nam sau khi ứng dụng AI vào quy trình bồi thường đã đạt được những kết quả rất rõ rệt. Thay vì chỉ xử lý được khoảng 80 hồ sơ mỗi ngày như trước đây, doanh nghiệp hiện có thể giải quyết trung bình từ 150 đến 160 hồ sơ trong cùng một khoảng thời gian, mà không cần gia tăng thêm nhân sự.
Trước khi áp dụng AI, một hồ sơ bồi thường thường mất trung bình năm ngày để hoàn tất. Sau khi số hoá và tự động hoá các bước nhập liệu, phân loại và đối chiếu dữ liệu, thời gian này rút ngắn xuống chỉ còn khoảng ba ngày. Khách hàng nhờ đó được chi trả nhanh hơn, giảm bớt lo lắng và cảm thấy hài lòng hơn với dịch vụ.
Trước khi áp dụng AI, một hồ sơ bồi thường thường mất trung bình năm ngày để hoàn tất. Sau khi số hoá và tự động hoá các bước nhập liệu, phân loại và đối chiếu dữ liệu, thời gian này rút ngắn xuống chỉ còn khoảng ba ngày. Khách hàng nhờ đó được chi trả nhanh hơn, giảm bớt lo lắng và cảm thấy hài lòng hơn với dịch vụ.
Điều ấn tượng nhất là số lượng hồ sơ xử lý mỗi ngày đã tăng gần gấp đôi, từ 80 lên tới 150 – 160 hồ sơ, trong khi số lượng nhân viên không thay đổi. AI đã giúp giảm bớt gánh nặng công việc lặp lại, cho phép nhân viên tập trung nhiều hơn vào những khâu quan trọng như thẩm định chuyên môn và hỗ trợ khách hàng. Điều này chứng minh rằng AI không thay thế con người, mà đóng vai trò là một công cụ mạnh mẽ giúp con người làm việc hiệu quả và thông minh hơn.
Việc ứng dụng AI trong quy trình bồi thường không chỉ mang lại hiệu quả về năng suất mà còn tạo ra nhiều giá trị lâu dài cho doanh nghiệp bảo hiểm.
Trước đây, để xử lý khối lượng hồ sơ lớn, công ty bảo hiểm thường phải mở rộng đội ngũ nhập liệu và kiểm tra. Điều này đồng nghĩa với chi phí lương, đào tạo, phúc lợi và quản lý nhân sự ngày càng tăng cao. Khi áp dụng AI, phần lớn khâu thủ công được tự động hóa, giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí vận hành. Không chỉ tiết kiệm về nhân sự, chi phí in ấn, lưu trữ và quản lý hồ sơ giấy cũng được cắt giảm.
Trong ngành bảo hiểm, tốc độ và sự minh bạch là yếu tố quyết định lòng tin. Khi hồ sơ được xử lý nhanh chóng, chính xác, khách hàng không phải chờ đợi quá lâu để được chi trả bồi thường. Trải nghiệm dịch vụ vì thế trở nên tích cực hơn. Khách hàng cảm thấy được trân trọng, từ đó gắn bó lâu dài hơn với doanh nghiệp. Đây là một lợi thế cạnh tranh quan trọng trong bối cảnh thị trường có nhiều lựa chọn thay thế.
Mỗi bước xử lý hồ sơ bằng AI đều được ghi nhận và có thể truy xuất lại khi cần. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm toán, đồng thời đáp ứng yêu cầu ngày càng khắt khe về tuân thủ trong ngành bảo hiểm. Quy trình bồi thường trở nên minh bạch hơn, hạn chế rủi ro gian lận và củng cố uy tín của công ty trên thị trường.
Tự động hóa quy trình bồi thường bằng AI mới chỉ là bước khởi đầu. Trong tương lai gần, công nghệ này sẽ không dừng lại ở việc nhận diện và trích xuất dữ liệu, mà còn tiến xa hơn để trở thành một hệ thống quản trị toàn diện.
Nếu như OCR giúp chuyển đổi giấy tờ thành dữ liệu số, thì AI thế hệ mới sẽ tham gia vào cả quá trình ra quyết định. Các mô hình học máy có thể phân tích lịch sử bồi thường, so sánh rủi ro và đưa ra khuyến nghị cho cán bộ thẩm định. Nhờ đó, quy trình không chỉ nhanh hơn mà còn thông minh hơn, giảm thiểu khả năng gian lận và nâng cao độ chính xác trong quyết định chi trả.
Thay vì triển khai những hệ thống phức tạp “một giải pháp cho tất cả”, xu hướng của ngành bảo hiểm sẽ là lựa chọn AI được thiết kế riêng cho từng quy trình nghiệp vụ. Ví dụ, AI dành cho xử lý hồ sơ bồi thường sẽ tập trung vào nhận diện giấy tờ y tế và hoá đơn, trong khi AI cho khâu thẩm định hợp đồng lại ưu tiên phân tích rủi ro tài chính và lịch sử khách hàng. Cách tiếp cận này giúp giải pháp vừa dễ triển khai, vừa mang lại hiệu quả rõ ràng và bền vững.
Trong tương lai, AI sẽ không còn bị nhìn nhận đơn thuần là công cụ, mà trở thành một “thành viên mở rộng” trong đội ngũ. Doanh nghiệp bảo hiểm có thể dựa vào AI để đảm bảo tốc độ, tính chính xác và khả năng kiểm soát toàn diện, trong khi nhân viên tập trung nhiều hơn vào việc xây dựng trải nghiệm khách hàng và phát triển sản phẩm mới.
Có thể nói, tự động hoá bằng AI chính là chìa khoá để ngành bảo hiểm tại Việt Nam bước vào giai đoạn tăng trưởng bền vững, nơi công nghệ và con người phối hợp nhịp nhàng để mang lại giá trị tốt nhất cho khách hàng.
Việc áp dụng trí tuệ nhân tạo vào quy trình bồi thường đã chứng minh được hiệu quả rõ rệt tại các doanh nghiệp bảo hiểm ở Việt Nam. Từ việc tăng năng suất xử lý hồ sơ, rút ngắn thời gian giải quyết, giảm thiểu sai sót cho đến tối ưu chi phí và cải thiện trải nghiệm khách hàng, AI đang trở thành một công cụ không thể thiếu trong hành trình chuyển đổi số của ngành bảo hiểm.
Tương lai của ngành sẽ không dừng lại ở số hoá tài liệu, mà sẽ hướng tới một mô hình tự động hóa toàn diện, nơi AI đóng vai trò là người đồng hành, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và khách hàng được phục vụ nhanh chóng, minh bạch.
Nếu như trước đây, bài toán “nghẽn” hồ sơ khiến nhiều công ty bảo hiểm phải đau đầu thì giờ đây, giải pháp đã nằm ngay trong tầm tay: AI trong bảo hiểm không chỉ là xu hướng, mà là con đường tất yếu để nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.
Tìm hiểu giải pháp AI tài liệu cho ngành bảo hiểm
5 bước để triển khai tự động hoá quy trình tài liệu bằng AI
Khám phá 5 bước quan trọng giúp doanh nghiệp triển khai tự động hoá quy trình tài liệu bằng AI – từ khảo sát đến mở rộng – đơn giản, hiệu quả và dễ áp dụng.
Dữ liệu phi cấu trúc là gì? Thách thức và giải pháp AI,IDP cho doanh nghiệp
Dữ liệu phi cấu trúc là gì? Tìm hiểu đặc điểm, thách thức và cách AI/IDP giúp khai thác giá trị từ ảnh, PDF, email, tin nhắn trong doanh nghiệp.
Sự khác biệt giữa OCR truyền thống và IDP thông minh
Tìm hiểu sự khác biệt giữa OCR truyền thống và IDP thông minh, từ nhận dạng ký tự đến xử lý dữ liệu toàn diện, và lý do doanh nghiệp nên chuyển đổi.
Phát triển bởi: Công ty CPCN Computer Vision Việt Nam
Số điện thoại: 0982 925 220
Email: sales@docbase.ai
Địa chỉ: Phòng 305, Tòa Luxury Park Views, Lô 32D KĐT mới Cầu Giấy, P. Cầu Giấy, Tp Hà Nội
© 2025 Công ty cổ phần công nghệ Computer Vision Việt Nam